Moin Moin, super Video. 👍🙂 Wird mir bei verschiedenen Projekten sicher noch sehr viel nützen.😉 Eine Frage habe ich aber noch. Wie hast du die Ansichten eingerichtet, dass du alle Dokumente, aus allen Dokumentenmappen gruppiert bekommst? Bei mir werden leider nur die Mappen gruppiert…😕 Und grade das ist ja einer der größten Vorteile von Dokumentenmappen. Hoffe du kannst mir da weiterhelfen.🙂 Gruß Marcel
Danke fürs Feedback. Und ja, der Nutzen muss am Anfang schnell sichtbar werden, damit ein Change stattfinden kann. Also besser langsam starten. VG Björn
@@preamp365 Eine Frage noch, in deinem Video hast Du beim anlegen einer neuen Dokumentenmappe auch Vorschläge angezeigt bekommen. Muss das noch irgendwo speziell eingerichtet werden, so dass das System aus dem vorherigen Eingaben eine Vorschlagliste erstellen kann?
Ok, ich dachte man könnte die Bibliothek so einrichten, dass die vorherigen Eingaben aus anderen Dokumentenmappen als Vorschlag angezeigt werden. Gibt es vielleicht sowas?
Es gibt noch Möglichkeiten der automatischen Vergabe von Metadaten, auch bei Dokumentenmappen. Du kannst mir gerne an bjoern7272@gmail.com schreiben, wir können dann ein Call zu deinem Usecase vereinbaren. VG
Hallo Björn, vielen Dank fur deine Videos. Ich konnte die Dokumentenmappen sehr gut umsetzen und zwar mit 4 verschiedenen Inhaltstypen. Allerdings fehlen mir 2 Sachen die ich nicht finden und realisieren konnte. Vielleicht hast du einen Tipp: 1. In einer Sharepoint Liste hat man die Möglichkeit im Kommentar Feld eine Person zu markieren und eine Nachricht zu senden. Das finde ich leider bei Dokumentenmappen nicht. 2. Ich möchte einen Workflow erstellen, dass eine Person informiert wird sobald eine Spalte in der Dokumentenmappe ausgefüllt wird. In Power Automate habe ich keine Verbindung zu meinen Dokumentenmappen. Es werden nur Sharepont Listen angezeigt, das ist schade, dass man es nicht so wie Sharepoint Listen anwenden kann. Aber vielleicht ubersehe ich etwas😅 LG
Hallo Johanna, die Kommentarfunktion wurde bisher nur in Listen implementiert, nicht in Bibliotheken. Und bzgl. der Dokumentenmappen solltest du so arbeiten können wie auch mit Ordnern. Du filterst also in der Bibliothek mit den Dokumentenmappen per Item Change-Trigger auf den Dokumentenmappeninhaltstypen. Hast du das schonmal ausprobiert? VG Björn
Super, danke für den Tipp. Wie sehen die Dokumentenmappen bei Synchronisation mit dem Explorer bzw. OneDrive aus? "Normale" Metadaten sind ja dort nicht sichtbar.
Korrekt, die Metadaten des Sets tauchen im Explorer nicht auf. Die generelle Empfehlung bleibt also, die Dokumentenerstellung in Metadaten Usecases nicht über den Explorer vorzunehmen. Der Sync als solcher funktioniert ansonsten wie gewohnt. VG Björn
Toll, ohne dieses Video wäre ich nie auf die Idee gekommen, meine Ablage so zu verwalten. Die Inhaltstypverwaltung funktioniert aber nur noch in der klassischen Ansicht so, wie hier gezeigt, oder?
Hi, Danke fürs Feedback, genau dafür entstehen die Videos. Alle Funktionen stehen auf Modern Pages zur Verfügung, ganz selten rutscht man bei der Administration noch in Classic Relikte. VG Björn
Klasse Video sehr interessant, Hast du ein Video wie man Bibliotheken für ein Unternehmen am besten Aufbau ? Mit den Standard Abteilung für Personal, Sales, Projekte, etc ?
Hi, Danke für die Rückmeldung. Gäbe es diesen einen idealen Aufbau, dann würde es auch das Video schon geben. In der Praxis hängen die benötigten Strukturen für Seiten, Bibliotheken, Metadaten etc. an individuellen Erwägungen, z.B. Berechtigungen, Datei-Mengengerüste, Anschlußprozesse, Archivierungsnotwendigkeiten usw. Es gibt aber Leitfäden, anhand derer man relativ schnell zum Ziel kommt. Meine Empfehlung ist aber immer, sich vorab mit den Funktionen von Bibliotheken und den Dokumentenverwaltungsfeatures intensiv vertraut zu machen. Und dafür sind die Videos. VG Björn
Hallo Björn, ein super Video. Danke dafür. Eine Frage; macht es aus Deiner Sicht einen Sinn, Ordner und Dokumentenmappen innerhalb einer Bibliothek zu kombinieren?
Hallo Björn, ganz tolles Video👍Vielleicht kannst Du ja noch ein Video machen, in dem Du zeigst, wie man die Metadaten automatisiert in die Dokument übertragen kann. Eine Frage noch zur Versionierung. Kann ich einstellen, ob sich die Version der Dokumentenmappe ändert, wenn sich ein darin befindliches Dokument ändert? Vielen Dank schon mal und ich freue mich immer über neue Videos von Dir. Die sind einfach kurz und knackig und auch noch unterhaltsam😋
Hallo Frank, die Versionserfassung kenne ich nur manuell. Zu Dateiablagen wird es definitiv weitere Videos geben, vermutlich in Verbindung mit Power Automate. Dir vielen Dank fürs Feedback. VG Björn
Tolle Sache, danke. Habe alles nachvollziehen können. Ich habe aber auch eine Frage. Wie könnte man es erreichten, dass man Dokumente - aus einem beliebigen SharePoint-Folder - per Powerautomate in eine auszuwählende Mappe eincheckt, wobei alle Dokumentfelder zu füllen sind ? Das wäre die Ultimative Ergänzung. Vielen Dank udn Gruß M. Fuchs
@@preamp365 Hallo Björn. Danke für Deine Antwort. Ich bin nicht "so" neu in SharePoint, aber noch absoluter Anfänger. Unser erstes Projekt wäre tatsächlich das, was Du in diesem Video behandelst (Use Case strukturell ähnlich). Allerdings entsteht bei uns ein nicht unerheblicher Teil an Scan-Gut (Posteinngang). Im Moment landet das alles in einem Sharepoint-Dokument-Folder generisch nach ScanOperator und Datum/Zeit benannt. Der Sachbearbeiter soll sich die Vorschau des Dokumentes dort ansehen und (und das ist die Aufgabe) einen Rechtsklick-Automate-Ablage auslösen. Dabei soll er ein Formular zur Eingabe zusätzlicher Informationen erhalten, die in die Mappen-Dokument-Felder gelangen sollen und er soll ein PullDown bekommen, wo er das passende DokumentenManagement auswählt und auch ggf. in zweitem Pulldown die Dokumentenmappe. Sicherlich nicht ganz so simpel, aber das wäre unser EntryPoint zu SharePoint. ;-). Ich glaube das physische Dokument ist für viele die Hürde auf dem Weg in die EDV. Das beste wäre natürlich ein Video dazu ;-), aber ich bin für alles dankbar. LG Matthias
Hi, ok, verstehe. Allerdings stellen sich vermutlich einige prozessuale Fragen. Bis hin zur Frage, warum du Dokumentenmappen einsetzen möchtest. Unterstützung kann ich dir leider in diesem Fall nur kostenpflichtig anbieten, der Case ist sicher etwas Aufwendiger. Schreib mir gerne an bjoern7272@gmail.com wenn das in Betracht kommt. VG
Ein didaktisch sehr wertvolles Video. Allerdings… es fehlt was, nämlich alles rund um die Erstellung des Ordners „Mietverhältnis“. Ich bekomme leider nichts zum Laufen. Zum Beispiel habe ich mir in Portfoliomanagement jede Menge Spalten erstellt, die bei der Erstellung der Inhaltstypen leider nicht auswählbar sind. Muss ich die dort doppelt neu eingeben? Außerdem funktioniert das mit dem Vererben auf die untere Ebene überhaupt nicht, es wird gar nichts übernommen. Im Gegenteil, wenn ich etwas in den Spalten eintrage, wird noch nicht einmal der Eintrag übernommen. Es wäre schön, wenn Sie in einem Video genau beschreiben würden, wie Sie den Ordner „Mietverhältnis“ erstellt haben.
Hallo und besten Dank für das ausführliche Feedback. Grundsätzlich muss nur ein sogenannter Dokumentenmappeninhaltstyp mit den entsprechenden Spalten erstellt werden. Hier der Link zur Doku. support.microsoft.com/de-de/office/create-and-configure-a-new-document-set-content-type-ec598d28-7bbb-4591-8e39-3b8dd4fda6cf
Wie sieht es hier aus mit unterschiedlichen Ordnern automatisch erstellen inkl. Berechtigungen setzen. Denn es soll ja ev pro Dokumentenmappe Unterordner nicht jeder alles sehen bzw im Zugriff haben?
Hi, das lässt sich natürlich alles einrichten. Zur automatischen Ordneranlage findest du hier etwas. VG ua-cam.com/video/ZG9FFDnuJT0/v-deo.htmlsi=rST_sUu7Ga0p9lsP
Hi, die offizielle Doku dürfte hier einen guten Einstieg bieten. support.microsoft.com/de-de/office/create-and-configure-a-new-document-set-content-type-ec598d28-7bbb-4591-8e39-3b8dd4fda6cf#:~:text=Erstellen%20eines%20Inhaltstyps%20der%20Dokumentenmappe%201%20Klicken%20Sie,Klicken%20Sie%20auf%20der%20Seite%20%22Websiteinhaltstypen%22%20auf%20Erstellen.
Moin Moin,
super Video. 👍🙂
Wird mir bei verschiedenen Projekten sicher noch sehr viel nützen.😉
Eine Frage habe ich aber noch. Wie hast du die Ansichten eingerichtet, dass du alle Dokumente, aus allen Dokumentenmappen gruppiert bekommst?
Bei mir werden leider nur die Mappen gruppiert…😕
Und grade das ist ja einer der größten Vorteile von Dokumentenmappen.
Hoffe du kannst mir da weiterhelfen.🙂
Gruß Marcel
@@OfficeUser92 Viel Erfolg dabei. VG Björn
@@OfficeUser92 Du musst eigentlich nur die Ordner ausblenden, wenn Du die Ansicht erstellt. VG
Tolles Video, wäre ganz nützlich für uns. Ich hoffe nur das unsere älteren Herrschaften auch damit klar kommen.
Danke fürs Feedback. Und ja, der Nutzen muss am Anfang schnell sichtbar werden, damit ein Change stattfinden kann. Also besser langsam starten. VG Björn
@@preamp365 Eine Frage noch, in deinem Video hast Du beim anlegen einer neuen Dokumentenmappe auch Vorschläge angezeigt bekommen. Muss das noch irgendwo speziell eingerichtet werden, so dass das System aus dem vorherigen Eingaben eine Vorschlagliste erstellen kann?
@@Anonym-44 Das hängt an Deinen Browsereinstellungen, die Browser können Formulare erkennen und Inhalte vorschlagen.
Ok, ich dachte man könnte die Bibliothek so einrichten, dass die vorherigen Eingaben aus anderen Dokumentenmappen als Vorschlag angezeigt werden. Gibt es vielleicht sowas?
Es gibt noch Möglichkeiten der automatischen Vergabe von Metadaten, auch bei Dokumentenmappen. Du kannst mir gerne an bjoern7272@gmail.com schreiben, wir können dann ein Call zu deinem Usecase vereinbaren. VG
Hallo Björn, vielen Dank fur deine Videos. Ich konnte die Dokumentenmappen sehr gut umsetzen und zwar mit 4 verschiedenen Inhaltstypen. Allerdings fehlen mir 2 Sachen die ich nicht finden und realisieren konnte. Vielleicht hast du einen Tipp: 1. In einer Sharepoint Liste hat man die Möglichkeit im Kommentar Feld eine Person zu markieren und eine Nachricht zu senden. Das finde ich leider bei Dokumentenmappen nicht. 2. Ich möchte einen Workflow erstellen, dass eine Person informiert wird sobald eine Spalte in der Dokumentenmappe ausgefüllt wird. In Power Automate habe ich keine Verbindung zu meinen Dokumentenmappen. Es werden nur Sharepont Listen angezeigt, das ist schade, dass man es nicht so wie Sharepoint Listen anwenden kann. Aber vielleicht ubersehe ich etwas😅 LG
Hallo Johanna, die Kommentarfunktion wurde bisher nur in Listen implementiert, nicht in Bibliotheken. Und bzgl. der Dokumentenmappen solltest du so arbeiten können wie auch mit Ordnern. Du filterst also in der Bibliothek mit den Dokumentenmappen per Item Change-Trigger auf den Dokumentenmappeninhaltstypen. Hast du das schonmal ausprobiert? VG Björn
@@preamp365 Danke für deine Antwort. Nein Change Trigger kenne ich noch nicht 🤔
Super, danke für den Tipp. Wie sehen die Dokumentenmappen bei Synchronisation mit dem Explorer bzw. OneDrive aus? "Normale" Metadaten sind ja dort nicht sichtbar.
Korrekt, die Metadaten des Sets tauchen im Explorer nicht auf. Die generelle Empfehlung bleibt also, die Dokumentenerstellung in Metadaten Usecases nicht über den Explorer vorzunehmen. Der Sync als solcher funktioniert ansonsten wie gewohnt. VG Björn
Toll, ohne dieses Video wäre ich nie auf die Idee gekommen, meine Ablage so zu verwalten.
Die Inhaltstypverwaltung funktioniert aber nur noch in der klassischen Ansicht so, wie hier gezeigt, oder?
Hi, Danke fürs Feedback, genau dafür entstehen die Videos. Alle Funktionen stehen auf Modern Pages zur Verfügung, ganz selten rutscht man bei der Administration noch in Classic Relikte. VG Björn
Klasse Video sehr interessant,
Hast du ein Video wie man Bibliotheken für ein Unternehmen am besten Aufbau ? Mit den Standard Abteilung für Personal, Sales, Projekte, etc
?
Hi, Danke für die Rückmeldung. Gäbe es diesen einen idealen Aufbau, dann würde es auch das Video schon geben. In der Praxis hängen die benötigten Strukturen für Seiten, Bibliotheken, Metadaten etc. an individuellen Erwägungen, z.B. Berechtigungen, Datei-Mengengerüste, Anschlußprozesse, Archivierungsnotwendigkeiten usw.
Es gibt aber Leitfäden, anhand derer man relativ schnell zum Ziel kommt. Meine Empfehlung ist aber immer, sich vorab mit den Funktionen von Bibliotheken und den Dokumentenverwaltungsfeatures intensiv vertraut zu machen. Und dafür sind die Videos.
VG Björn
Hallo Björn, ein super Video. Danke dafür. Eine Frage; macht es aus Deiner Sicht einen Sinn, Ordner und Dokumentenmappen innerhalb einer Bibliothek zu kombinieren?
Auf oberster Ebene würde ich dann nur einen Dokumentenmappeninhaltstyp verwenden. Grundregel: Ein Anwendungsfall, eine Bibliothek. VG Björn
Hallo Björn, ganz tolles Video👍Vielleicht kannst Du ja noch ein Video machen, in dem Du zeigst, wie man die Metadaten automatisiert in die Dokument übertragen kann. Eine Frage noch zur Versionierung. Kann ich einstellen, ob sich die Version der Dokumentenmappe ändert, wenn sich ein darin befindliches Dokument ändert? Vielen Dank schon mal und ich freue mich immer über neue Videos von Dir. Die sind einfach kurz und knackig und auch noch unterhaltsam😋
Hallo Frank, die Versionserfassung kenne ich nur manuell. Zu Dateiablagen wird es definitiv weitere Videos geben, vermutlich in Verbindung mit Power Automate. Dir vielen Dank fürs Feedback. VG Björn
end wenn ich ein toll hätte 21 mal besser als SharePoint?
Dann nimmst du das bessere Tool...
Tolle Sache, danke. Habe alles nachvollziehen können. Ich habe aber auch eine Frage. Wie könnte man es erreichten, dass man Dokumente - aus einem beliebigen SharePoint-Folder - per Powerautomate in eine auszuwählende Mappe eincheckt, wobei alle Dokumentfelder zu füllen sind ? Das wäre die Ultimative Ergänzung. Vielen Dank udn Gruß M. Fuchs
Hi, das lässt sich sicher realisieren. Hast du da eine konkrete Herausforderung, die du nicht lösen konntest? VG Björn
@@preamp365 Hallo Björn. Danke für Deine Antwort. Ich bin nicht "so" neu in SharePoint, aber noch absoluter Anfänger. Unser erstes Projekt wäre tatsächlich das, was Du in diesem Video behandelst (Use Case strukturell ähnlich). Allerdings entsteht bei uns ein nicht unerheblicher Teil an Scan-Gut (Posteinngang). Im Moment landet das alles in einem Sharepoint-Dokument-Folder generisch nach ScanOperator und Datum/Zeit benannt. Der Sachbearbeiter soll sich die Vorschau des Dokumentes dort ansehen und (und das ist die Aufgabe) einen Rechtsklick-Automate-Ablage auslösen. Dabei soll er ein Formular zur Eingabe zusätzlicher Informationen erhalten, die in die Mappen-Dokument-Felder gelangen sollen und er soll ein PullDown bekommen, wo er das passende DokumentenManagement auswählt und auch ggf. in zweitem Pulldown die Dokumentenmappe. Sicherlich nicht ganz so simpel, aber das wäre unser EntryPoint zu SharePoint. ;-). Ich glaube das physische Dokument ist für viele die Hürde auf dem Weg in die EDV. Das beste wäre natürlich ein Video dazu ;-), aber ich bin für alles dankbar. LG Matthias
Hi, ok, verstehe. Allerdings stellen sich vermutlich einige prozessuale Fragen. Bis hin zur Frage, warum du Dokumentenmappen einsetzen möchtest. Unterstützung kann ich dir leider in diesem Fall nur kostenpflichtig anbieten, der Case ist sicher etwas Aufwendiger. Schreib mir gerne an bjoern7272@gmail.com wenn das in Betracht kommt. VG
Ein didaktisch sehr wertvolles Video. Allerdings… es fehlt was, nämlich alles rund um die Erstellung des Ordners „Mietverhältnis“. Ich bekomme leider nichts zum Laufen. Zum Beispiel habe ich mir in Portfoliomanagement jede Menge Spalten erstellt, die bei der Erstellung der Inhaltstypen leider nicht auswählbar sind. Muss ich die dort doppelt neu eingeben? Außerdem funktioniert das mit dem Vererben auf die untere Ebene überhaupt nicht, es wird gar nichts übernommen. Im Gegenteil, wenn ich etwas in den Spalten eintrage, wird noch nicht einmal der Eintrag übernommen. Es wäre schön, wenn Sie in einem Video genau beschreiben würden, wie Sie den Ordner „Mietverhältnis“ erstellt haben.
Hallo und besten Dank für das ausführliche Feedback. Grundsätzlich muss nur ein sogenannter Dokumentenmappeninhaltstyp mit den entsprechenden Spalten erstellt werden. Hier der Link zur Doku. support.microsoft.com/de-de/office/create-and-configure-a-new-document-set-content-type-ec598d28-7bbb-4591-8e39-3b8dd4fda6cf
Wie sieht es hier aus mit unterschiedlichen Ordnern automatisch erstellen inkl. Berechtigungen setzen. Denn es soll ja ev pro Dokumentenmappe Unterordner nicht jeder alles sehen bzw im Zugriff haben?
Hi, das lässt sich natürlich alles einrichten. Zur automatischen Ordneranlage findest du hier etwas. VG
ua-cam.com/video/ZG9FFDnuJT0/v-deo.htmlsi=rST_sUu7Ga0p9lsP
Hellouuuu - Hab alles so gemacht aber leider vererbt meine Dokumentenmappe die Spalten nicht an Dokumenten in der mappe. Was muss ich hier machen?
@@AjalaB. Vermutlich ist in deiner Konfiguration noch eine Lücke. Per Ferndiagnose kann ich dir leider nicht detailliert weiterhelfen. VG Björn
Wie erstellt man nun genau einen neuen Inhaltsmappentyp? Gibt es dazu auch so ein anschauliches Video?
Hi, die offizielle Doku dürfte hier einen guten Einstieg bieten.
support.microsoft.com/de-de/office/create-and-configure-a-new-document-set-content-type-ec598d28-7bbb-4591-8e39-3b8dd4fda6cf#:~:text=Erstellen%20eines%20Inhaltstyps%20der%20Dokumentenmappe%201%20Klicken%20Sie,Klicken%20Sie%20auf%20der%20Seite%20%22Websiteinhaltstypen%22%20auf%20Erstellen.