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Björn Jansen
Germany
Приєднався 15 лип 2017
Tutorials und Demos rund um Microsoft 365, Sharepoint Online, Teams, Telefonie sowie Security und Compliance mit Intune und Endpoint Manager.
SharePoint Spaltenformatierung: Buttons erstellen und Power Automate Flows starten
SharePoint Online bietet in Dokumentenbibliotheken und Listen umfangreiche Formatierungsoptionen, um Daten sinnvoll zu visualisieren oder Aktionen für Dokumente oder Listenelemente auszuführen.
Besonders beliebt sind dabei Buttons oder Schaltflächen, die in SharePoint-Elementen angezeigt werden, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern oder die SharePoint Benutzeroberfläche besser an das Corporate Design anzupassen.
Im Video zeige ich drei Beispiele für Spaltenformatierungen, mit denen Buttons erstellt werden. Diese Buttons können sodann geklickt werden, so dass eine Button-Aktion ausgeführt wird. Im ersten Beispiel wird über den Button einfach nur eine URL aufgerufen. Im zweiten und dritten Beispiel demonstriere ich, wie über Buttons Flows gestartet werden können. Der Trigger ist dabei dann ein manueller Trigger für ein ausgewähltes Element oder für ein ausgewähltes Dokument.
Dabei werden auch bedingte Formatierungen eingesetzt, die es ermöglichen, in einer Spalte zwei Buttons anzuzeigen, und zwar jeweils in Abhängigkeit von anderen Spaltenwerten.
In der dritten Demo zeige ich dann auch, wie die actionParams eines Buttons gestaltet werden müssen, wenn über den Button ein Flow in einer Nicht-Default Umgebung von Power Automate ausgeführt werden soll.
SharePoint Column Formatting uses JSON Code.
00:00 Intro zur Erstellung von SharePoint Buttons per Spaltenformatierung
01:34 Demo zur Formatierung von Link-Spalten in SharePoint Listen
04:30 Demo Power Automate Flow über Button starten
09:42 Demo Flow in Non Default-Umgebung über Button starten
15:55 Fazit zu Buttons in SharePoint Listen und Bibliotheken
17:52 Videoempfehlungen zu PowerAutomate und SharePoint
Besonders beliebt sind dabei Buttons oder Schaltflächen, die in SharePoint-Elementen angezeigt werden, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern oder die SharePoint Benutzeroberfläche besser an das Corporate Design anzupassen.
Im Video zeige ich drei Beispiele für Spaltenformatierungen, mit denen Buttons erstellt werden. Diese Buttons können sodann geklickt werden, so dass eine Button-Aktion ausgeführt wird. Im ersten Beispiel wird über den Button einfach nur eine URL aufgerufen. Im zweiten und dritten Beispiel demonstriere ich, wie über Buttons Flows gestartet werden können. Der Trigger ist dabei dann ein manueller Trigger für ein ausgewähltes Element oder für ein ausgewähltes Dokument.
Dabei werden auch bedingte Formatierungen eingesetzt, die es ermöglichen, in einer Spalte zwei Buttons anzuzeigen, und zwar jeweils in Abhängigkeit von anderen Spaltenwerten.
In der dritten Demo zeige ich dann auch, wie die actionParams eines Buttons gestaltet werden müssen, wenn über den Button ein Flow in einer Nicht-Default Umgebung von Power Automate ausgeführt werden soll.
SharePoint Column Formatting uses JSON Code.
00:00 Intro zur Erstellung von SharePoint Buttons per Spaltenformatierung
01:34 Demo zur Formatierung von Link-Spalten in SharePoint Listen
04:30 Demo Power Automate Flow über Button starten
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Danke für die Infos. Eine Frage: Ist non default Bereich beim User gespeichert? Also User weg ...Flow weg?
Ja, grundsätzlich ist das so, auch wenn es noch eine Soft Delete Phase gibt, in der ein Restore möglich ist. Best Practice wäre, keine Flows zu haben, die nur einen Owner haben und gemanagte Umgebungen zu nutzen, in denen ein Service Account als Flow Owner genutzt wird.
@@preamp365 Danke. MS handhabt dies nicht schön. Die Logic Apps sind zentral. Wär das auch eine Möglichkeit?
@@FrankinBerlin Kurz gesagt: Nein, so lange Du eher Workflows innerhalb von Microsoft 365 realisieren möchtest. Logic Apps bringen hier viel Overhead und auch Kosten mit sich. Anders sieht das aus, wenn Du andere Anwendungen integrieren muss und skalierbare Datenintegrationen brauchst. VG
⁰
Hallo Björn, tolles Video. Vielen Dank. Eine Idee zum Anlegen von statisch definierten Foldern: Ich lege die Subfolder gleich mit ins Folder-Array und muss damit weniger Actions/Variable anlegen und nur eine Foreach durchlaufen. Das schont beim Erstellen Zeit und bei der Flow Ausführung Ressourcen. Sharepoint "merkt", wenn es Folder schon gibt und legt dann nur die fehlenden Unterverzeichnisse an. Ein kleines Beispiel: [ "01_MainA/Sub1/SubSub1", "01_MainA/Sub1/SubSub2/SubSubSub1", "02_MainB/Sub1/SubSub1/...."; usw. ] Gruß, Tony.
Hi, Danke für den Tipp, ich werde das selbst testen, komme aber gerade nicht dazu. VG Björn
Deine Videos Björn sind wirklich praxisorientiert, und es macht Spaß, das Video bis zum Ende zu gucken (trotz Werbeunterbrechungen), Danke. Gibt es zu diesem Kurs auch eine detaillierte Erklärung zu den Flows?
Hi, Danke für das Feedback. Den Flow habe ich Dir ja bereits gesendet...VG Björn
Vielen Dank für dieses Video, die Erklärung ist klar und detailliert.
Danke für Dein Feedback!
Wirklich sehr gut erklärt! Vor allem auch die Unterschiede der Bibliotheken Einstellungen. Ist es möglich das Listenelemente, nach der Freigabe, auch gesperrt werden können zur weiteren Bearbeitung? Sprich es ist nur noch ein Anzeigen möglich? Vielen Dank im Vorraus!
Hi, Danke für das Feedback zum Video. Es ist möglich, das Berechtigungskonzept so aufzubauen, dass eine Bearbeitung nicht mehr möglich ist. Allerdings ist die genehmigte Elementversion ohnehin quasi festgeschrieben. VG
Vielen Dank! Ich konnte viel Wissen mitnehmen.
Top, Danke fürs Feedback!
Mir fehlt leider die wichtigste Information, nämlich, wie ich den Ordner „Projektdokumentation_Dateiablage“ überhaupt verlinke??
Hi, Du nutzt dafür die Funktion "Dokumentbibliothek hinzufügen", die Du im Ribbon des Dateien-Registers eines jeden Teams-Kanal findest. VG Björn
@@preamp365 D.h. Ich kann nur auf die Bibliothek verlinken, nicht auf einen darin enthaltenen Ordner?!
Ja, das ist bei dieser Variante so.
Hallo Lieber Björn. Wir arbeiten mit Confluence und benutzen den SharePoint - ist das für dich ein NoGo? Das OneNote ist m.E. im Vergleich zu wenig mächtig
Wird hierfür eine bestimmte Power Automate Lizenz benötigt?
Hi, für den Part der Personalisierung der SharePoint-Site werden Premium-Connectoren benötigt. Im Video verwende ich die Power Automate per User Lizenz. Teamerstellung und Anlage der Ordnerstrukturen funktionieren mit den Power Automate free Lizenzen. VG Björn
My German is rusty, but when the topic is PnP Modern Search I had to give it a go 😊
@@KasperBoLarsen I hope the video represents the idea of PNP Modern Search well enough.
@@preamp365absolutely 😊
Tolles Video
Besten Dank!
Danke für das Video. Ist das in Bezug auf Dokumente und Ordner dasselbe?
Das Feature bezieht sich nur auf die Anwendungssprachen und die Übersetzung von Websiteseiten. Spaltennamen lassen sich in Listen und Bibliotheken auch übersetzen. Inhaltselemente wie Ordner und Dateien können nicht multilingual ausgelegt werden. VG Björn
Moin Björn, sehr gute Anleitung, vielen Dank dafür! Ich habe mir am Ende noch eine Funktion eingebaut die mir sämtliche Daten in eine Excel schreibt, um hier eine Dokumentation zu haben. Allerdings finde ich keine Möglichkeit den Kommentar des Anforderers auszulesen, also den Text welcher der Freigabeanforderung mit gesendet werden soll. Gibt es ein Item das mir diese Information abfängt? Vielen Dank im Voraus!
Hi, die Information, die du suchst, ist der CheckinComment. Du kannst mir gerne eine Mail an bjoern7272@gmail.com senden, und ich schicke dir Screenshots der erforderlichen Schritte (Http-Request, Filter, in Variable übernehmen). VG
sehr umständlich in der Konfiguration von Variablen
Ja, ist insgesamt eine Frage, ob der Nutzen den Aufwand rechtfertigt.
Hallo, kann man mehrere Projekte zu einem Masterprojekt zusammenführen, und falls ja, wie geht das?
Hi, gute Frage. Ich habe mit Project for the Web jetzt schon länger nicht mehr im Detail angesehen. Leider kann ich dazu aktuell nichts sagen. VG
@@preamp365 Danke für die flotte Antwort. Falls dir dennoch eine Lösung über den Weg läuft, dann gerne her damit. Ich hörte dass man dies wohl mit der Desktopvariante machen kann - diese kostet bei uns aber 19€/ Monat pro Teammitglied ...
Vielen Dank für diese hilfreichen Informationen. Außerdem top präsentiert. Hoffe der Kanal wächst in nächster Zeit noch kräftig - wäre mehr als verdient.
Danke für das Feedback. Würde mich auch freuen, wenn die Resonanz weiter wächst. VG Björn
Google LOV111VOL new Generation of Document Management -Workshop standalone 1 Minute
Herzlichen Dank für das sehr hilfreiche Tutorial! Eine Frage: Wie bekomme ich es hin, dass automatisch die Kachelansicht erscheint, wenn ich auf einer Sharepoint-Kommunikationsseite den Webpart "Dokumentenbibliothek" einfüge? Bzw. den Link der Ansicht hinter ein Bild lege o.ä.? Hoffentlich geht das irgendwie. Oder erscheint immer die Listenansicht und der User muss selber auf "Kachel" umstellen? Vielen Dank schon einmal fürs Antworten!
Hi, Du kannst die Ansicht in die Kacheldarstellung schalten und dann speichern. Dann sollte sie beim Aufruf automatisch die Kacheldarstellung zeigen. VG Björn
@@preamp365 Danke schön! Hat geklappt!
Hellouuuu - Hab alles so gemacht aber leider vererbt meine Dokumentenmappe die Spalten nicht an Dokumenten in der mappe. Was muss ich hier machen?
@@AjalaB. Vermutlich ist in deiner Konfiguration noch eine Lücke. Per Ferndiagnose kann ich dir leider nicht detailliert weiterhelfen. VG Björn
Die "Workflow-Einstellung" (Time-Code :ca. 8:43) wird bei mir nicht angezeigt - warum?
@@richardutikal7187 Hi, das kann ich dir leider nicht beantworten. Am besten schaust Du dazu einmal in die aktuelle Doku, ob die Einstellung überhaupt noch so angeboten wird. VG
Super Video, Danke für die Infos und deine Mühe...
Gern geschehen! VG Björn
Moin Björn, vielen Dank für das Video! Ist sehr hilfreich bei der Einrichtung, ich habe allerdings das Problem, dass mir die Unternehmens-Vorlagen einfach nicht in den Office-Anwendungen angezeigt. Hast du hier einen Hinweis für mich, wie ich diese für meine User verfügbar mache? Danke dir schonmal für deine Antwort und weiter so! 🙂
Hi, so aus der Ferne ist das schwer zu beurteilen, woran es liegt. Wenn du die Bibliothek korrekt eingerichtet hast, Dateien in den Vorlagen Formaten verwendet hast und in den Office Apps mit deinem M365 User angemeldet bist, sollte es funktionieren. VG
Super video, danke!
Gerne und besten Dank fürs Feedback!
Super Ansatz. Natürlich muss man noch prüfen, ob es das Team mit dem Namen schon gibt. Man kann nämllich mehrere Teams mit gleichem Namen anlegen und dann stimmt die Url nict mehr, die ist nämlich dann leider nicht mehr aus dem Nickname herauslesbar.
Vollkommen richtig, es ist immer empfehlenswert, ein Fehlerhandling einzubauen. Je nach Design der SharePoint-Liste kann man dort schon eine Eindeutigkeit des Namens erzwingen, z.B. durch Hinterlegung einer Nummernserien-Automatik bei der Projektnummer (in Kombination mit der Feldeinstellung: Eindeutige Werte). Oder einfach im Flow prüfen.
Wirklich ein toller Einblick über das Potenzial zu Power Automate. Man benötigt Zeit, aber wenn es funktioniert ist der Nutzen enorm. Leider nur für Unternehmen interessant, welche MS 365 als Chance erkennen und nicht nur Word und Excel dahinter denken.
Ja, die Nutzung hat jedes Unternehmen selbst in der Hand. Und ich empfehle in jedem Beratungsmandat, darüber nachzudenken, eigene Ressourcen für die Power Platform und SharePoint aufzubauen.
Sehr spannend. Werden wir auch direkt mal umsetzten. Ist es denn nicht leichter eine Vorlagen-Ordnerstruktur Blanko in einer Bibliothek vorzuhalten und diese dann zu kopieren? Oder ist da ein Harken bei?
Prinzipiell lässt sich das auch über Get Items bzw. Get Files lösen, aber es wird deutlich komplexer, wenn die Ordnerstruktur mehrere Ebenen hat.
Tolle Erklärung Björn! Kannst du mir erklären/ zeigen wie ich wenn ich eine Website von mehreren Ebenen (mehrere Personen pro Ebene) genehmigt habe möchte jedoch dies in einer Definierten Reihenfolge erfolgen soll. Danke für deine Antwort.
Hi, die Genehmigung wird für eine SharePoint Site oder eine Page innerhalb einer Site benötigt? Sende mir die Anforderung gerne detailliert an bjoern7272@gmail.com zu, dann kann ich dir sagen, ob das realisiert werden kann und zu welchem Aufwand. VG Björn
OMG wie genial! Danke für dieses tolle Video. Das wird direkt bei uns implementiert <3
@@AlexanderGroenig Viel Erfolg dabei! Gerne mal Feedback, ob du den Flow noch weiter modifiziert hast.
Ich fand das eine super Zusammenfassung, hat mir sehr weitergeholfen bei meinem Einstieg zum Thema. Danke Björn!
Top, so soll es sein!
super Video - dankeschön 🫡, kurze Nachfrage gibt es die Möglichkeit das Absenden/Speichern eines Formulars in der Power App direkt für eine Genehmigung an den Vorgesetzten weiterzuleiten oder muss man dies immer händig in Sharepiont ausführen? (beispielsweise durch einen trigger oder flow) Dankes schonmal 👍
Ja, vermutlich wäre es sinnvoll, das Listenelement per Flow direkt aus der Power App anzulegen und dann im gleichen Flow die Genehmigung zu starten. Du könntest auch das Listenelement anlegen lassen, den Inhalt auf einem Kontrollscreen anzeigen und per Button den Genehmigungsflow initialisieren. Kommt also auf den Gesamtzusammenhang an.
Hallo Herr Björn, vielen Dank für dieses Video erstmal. Ich habe meine Teamkanal mit Project verbunden, aber ich habe Probleme, diese Projekt mit dem Power BI Dashboard zu verbinden. Können Sie mir dabei helfen oder mich auf ein Video verweisen, in dem ich das tun kann?
Hier ist vermutlich alles beschrieben: support.microsoft.com/de-de/office/verwenden-sie-power-bi-desktop-um-eine-verbindung-mit-ihren-project-daten-herzustellen-df4ccca1-68e9-418c-9d0f-022ac05249a2
Lieber Björn, vielen Dank für Dein tolles Video, bei dem Thema: SP Rechte- und Nutzerverwaltung liegen schon mal die Nerven blank.... Ich habe da einen TIP für alle SP Nutzer*innen: erstmal Deine Videos schauen, dann klappts ganz locker 🙂Sehr cool !!!!
Na das ist doch mal ein Feedback, besten Dank! VG Björn
Danke für das Video. Gibt es eine Idee/Möglichkeit eine Art Muster aus Excel zB zu nutzen um mehrere Aufgaben auf einmal anzulegen?
Vermutlich kannst du das mit Power Automate umsetzen, die Definition der Aufgaben könnte in Variablen festgelegt werden
Hallo, cooles und informatives Video. Kann man auch ohne Syntex über Power Automate ein Worddokument in eine PDF konvertieren? Beste Grüße Alexander
Hi, ja, ist auch ohne Syntex möglich. VG Björn
Super! Das hat mir sehr geholfen! Ich habe jedoch das Problem das ich, wenn ich eine Gruppe auswähle die federateddirectoryclaimprovider ID nicht bekommen, sondern das dort lediglich "Genehmiger" ausgegeben wird. Ich komme einfach nicht weiter und suche schon seit Tagen nach einer Lösung.
wieso braucht Clipchamp 218 GB speicherplatz auf meinem PC ???!!!
Per Ferndiagnose leider schwer zu sagen. Ist aber ungewöhnlich. VG
sehr gute Hinweise zu den Berechtigungen, gerade zum Austausch mit Externen. DANKE!!
Danke fürs Feedback!
Sehr gut. Danke.
Gerne!
Hallo Björn, danke für das super Video. Eine Frage habe ich aber für den Weg rückwärts. Also wenn jemand Anruf, greift dann Teams auch auf diese Liste zu um zu sehen wer anruft?
Das wäre zu schön, leider nein.
Moin, vielen Dank für diese tolle Video. Ich stehe vor einem Problem, und hoffe auf deinen Input. Und zwar habe ich in der Sharepointliste in einer Spalte einen Ja/Nein Schalter. Wenn dieser auf true gestellt wird, soll sich der Wert in einer Spalte um einen erhöhen. Also jedes mal plus eins. In der PowerApps bekomme ich immer Probleme mit dem Zirkelbezug. Direkt im Sharepoint habe ich auch noch keinen Lösungsansatz. Lässt sich das mit Power Automate lösen? Vielen Dank im voraus. Gruß Alex
Hi, ein Ansatz ist natürlich, das über einen Flow zu lösen, und eine Triggerbedingung auf die Feldwertänderung auf "true" zu nutzen. Für die Erhöhung um 1 kannst du dann eine Integer Variable nutzen, wie in diesem Video dargestellt. VG Björn ua-cam.com/video/JqQ7a50jjH8/v-deo.htmlsi=OACdnRsTeKdGxV7Y
@@preamp365 Vielen Dank für das Feedback. Ich werde es mir mal angucken. Mit Power Automate habe ich noch wenig Erfahrung.
Hallo Björn, tolles Video, es ist genau was ich suche. Wenn ich es aber Versuche, reagiert der link nicht. Es erkennt, dass es ein Link ist, aber nichts passiert. Gibt es da eine besondere Einstellung? Danke!
Hi, Du muss den Link zur Telefonnummer wie folgt nutzen: Tel:+49... VG Björn
@@preamp365 das Format ist bei mir das gleiche. Der Link wird auch als solcher angezeigt, nur reagiert der nicht. Muss man das in Teams irgendwie verbinden?
Nein, das Telefonsystem muss aber natürlich grundsätzlich eingerichtet sein.
Danke für die Super Erklärung! Kann man in Version 1 eine Liste aller Personen ausgeben, welche die Datei genehmigt haben? Als eine Art zur Kenntnisnahme?
Du kannst den Genehmigungsverlauf immer in der Teams Genehmigungsapp einsehen im Register "gesendet".
Hallo, sehr informative Videos👍🏼 Ich wollte Sie fragen, ob sie mir weiterhelfen können? Ich möchte zwei Excel Tabellen in eine SharePoint Liste einfügen als Auswahlfeld (also sprich die Daten der Excel Tabellen sollten in einer Spalte als Auswahl zur Verfügung stehen) Vielen Dank im Vorhinein. Gruß Alex :)
Hi, da habe ich leider keine Erfahrungswerte. Manuelles Einfügen kommt vermutlich nicht in Betracht? VG
@@preamp365 Nein, manuell kommt eher nicht in Fragen. Danke trotzdem!:)
Moin Björn, wie gehst du damit um, wenn du Einträge löschst? In deinem Beispiel wird die Nummer dann erneut vergeben, richtig?
Ja, richtig.Aber nur, wenn du das letzte Dokument löscht.
@@preamp365 Ja genau. Denkst du es wäre sonst sinnvoll mit der ItemID zu arbeiten, wenn man nur eine Dokumentenart oder Listeneintrag hat? Bei einer 5 stelligen Nummer, können die ersten Stellen dann ja auch mit 0 aufgefüllt werden.
@@Ollllliiiiiiiiiiii Ja, ItemID geht natürlich auch, wenn Du einen einfachen Zähler brauchst.
Hi Björn, cooles Video! Leider kann ich die App nicht einem neu angelegten Kanal hinzufügen, sondern nur im Standard Kanal "Allgemein". Weißt du evtl. woran das liegt?
Hi, das kann ich mit diesen Infos nicht eingrenzen. Sende mir gerne erklärende Screenshots an bjoern7272@gmail.com, dann kann ich das besser einschätzen. VG Björn
Hallo Herr Jansen, danke für das spannende Video. Ich habe eine frage und zwar wir kann man Kosten im Project for the web berechnen und zuordnen?
Hi, am besten einen Project Experten fragen. Ich hatte mir seinerzeit nur die direkten Plan 1 Features angesehen. VG
Top! Vielen Dank. Bin aktuell dabei ein komplexeren Genehmigungsworkflow zu erstellen und das hier hilft ungemein.
Hi, Danke fürs Feedback, es gibt auch noch die Möglichkeit, die Genehmiger über spezifische SharePoint-Gruppen zu steuern. Die Mitglieder von SharePoint-Gruppen kannst Du ebenfalls auslesen. VG
Das ist wirklich ein komplexer Genehmigungsworkflow! Einfacher geht es mit Q.wiki!
Hi, ich bin ja immer an Vereinfachung interessiert. Was genau findest Du komplex? VG Björn
Danke, Björn werde diese Variante mal ausprobieren!
Viel Erfolg dabei!
Immer sehr gut erklärt auf hohem Wissens stand !! Dane.
Immer Gerne!