Tagung organisieren mit Excel? 📣 3 Aufgaben mit Gratis-Vorlage teils gelöst + Download

Ihre Aufgabe: Eine Tagung organisieren. Ihr Wunsch-Werkzeug: Microsoft Excel. Wie bitte? Sie sind weder Formelfuchs noch beherrschen Sie Zellteilung? Wie viele Tage würden Sie im Tabellenblätterwald überleben?! Ersparen Sie sich Formelfehler und falsche Zellbezüge. Über den Link unten gelangen Sie zu einer durchdachten Excel-Vorlage für Ihre Tagungsplanung. Kostenlos zum Download. Wie verwalten Sie Daten der Teilnehmer, Zahlungen und Abstracts damit erfolgreich? Und wo droht Ihrer Tagung der Excel-Zelltod? Darum geht es in diesem Video.
🗂️ Excel-Vorlage laden: blog.converia.de/de/tagung-or... ►︎►︎
00:00 Tagungsplaner als Excel-Tool?!
00:42 Eventplanung-Vorlage kostenlos laden
01:09 1. Tabellenblätter für Tagungsplanung
01:46 - Personen + Check-in
02:17 - Buchungen, Gutscheine, Leistungen
07:34 - Beiträge, Sitzungen, Themen
11:52 2. Vorlage für Tagungsplanung nutzen
12:01 - Teilnehmerin registrieren
12:31 - Buchungen, Zahlungen, Storno
14:23 - Check-in dokumentieren
14:47 - Gutschein, Erstattung
15:33 - Neue Leistung, Nachzahlung
16:29 - Überblick zu Abstracts
16:47 - Zusatztipp für die Dateneingabe
17:07 3. Wo Sie an die Zellgrenzen stoßen
17:37 - Teilnehmermanagement: Lahm
18:07 - Zahlungsmanagement: Gestrig
18:40 - Abstractmanagement: Formatsalat
19:09 - Datenhaltung: Großraumzelle Excel
19:43 - Tipp, wenn Excel-Datei nicht reicht
20:04 Mal Tagungen mit Excel organisiert?
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📕 Anleitung zur Excel-Vorlage: blog.converia.de/de/tagung-or... ►︎►︎
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Haben Sie schon Tagungen mit Bürosoftware organisiert? Erzählen Sie davon in einem Kommentar. ⤵️
Die Excel-Tabellenvorlage aus dem Video ist Ihr digitaler Tagungsplaner zum kostenlosen Download. Bedienungsanleitung und Praxistipps für die Veranstaltungsplanung mit dem Excel-Tool finden Sie auch unter dem Link zur Vorlage. Die Excel-Vorlage ist mit Excel 2010, 2013, 2016, 2019 und Excel 365 kompatibel.
🚀️ Diese 3 Aufgaben des Tagungsmanagements löst die Vorlage
Mit dem Eventplanungs-Tool erstellen Sie nicht nur Teilnehmerlisten in Excel. Sie lösen elegant drei Aufgaben Ihres Tagungsmanagements in vertrauter Bürosoftware: Die Verwaltung der Teilnehmer, Zahlungen und Beiträge. Das macht die Tabellenvorlage zur Ergänzung Ihrer Planungs-Checklisten.
👤 Teilnehmermanagement
Im Tabellenblatt "Personen + Check-in" hinterlegen Sie Angaben und Preisgruppe involvierter Personen. Für den Check-in sehen Sie auf einen Blick: Haben Ihre Teilnehmer gebuchte Leistungen bezahlt?
💰 Zahlungsmanagement
Im Blatt "Buchungen" sammeln Sie gebuchte Leistungen und Zahlungen Ihrer Teilnehmer. Samt eingelöster Gutscheine auf den Nettopreis wie im Blatt "Gutscheine" eingestellt. Bei Stornierungen greift ein festgelegter Prozentsatz des Bruttopreises. Umsatzsteuersätze, Stückzahlen und Preisgruppen Ihres Leistungsangebots verwalten Sie im Blatt "Leistungen".
📄 Abstractmanagement
Die Einreichung und Bewertung von Abstracts überblicken Sie im Blatt "Beiträge". Nahende Fristen erscheinen farbig markiert. Ordnen Sie jeden Beitrag einer Sitzung und einem Thema aus den Blättern "Sitzungen" und "Themen" zu. Eine gute Vorbereitung für Ihre Programmplanung.
🛑️ Wo Sie in der Vorlage an Zellgrenzen stoßen
👤 Teilnehmermanagement
Bei verkaufsstarken Leistungspaketen inklusive Hotelbuchung und zackigen Check-ins mit Ersatztickets, digitalen Nachweisen und QR-Code-Scans. Hilfreich als Beleg für Weiterbildungspunkte (CME-Punkte).
Bei der automatischen Datenerfassung per Formular. Auch bei dreistelligen Teilnehmerzahlen tippen Sie!
💰 Zahlungsmanagement
Bei Bezahlmethoden wie Kreditkarte sowie bei personenübergreifenden Gruppenbuchungen.
Bei Komfort wie der automatischen Zuordnung von Kontoauszügen und automatischem "Nachweis der Eigenschaft als ausländischer Unternehmer" im Reverse Charge-Verfahren.
📄 Abstractmanagement
Bei Erinnerungsmails an verspätete Autoren und Gutachtern, denn die Vorlage mailt nicht automatisch.
Bei der Beitragseinreichung Dateiformate zu prüfen und im Peer Review anonym Gutachter zuzuteilen.
Bei der Programmplanung ohne Doppelbelegungen von Orten und Personen.
💾 Datenhaltung
Bei der Teamarbeit. Nicht jeder soll alle Daten der Excel-Datei sehen. Maßgeschneiderte Dateikopien bedeuten Änderungskonflikte, die Cloud auf ausländischen Servern scheidet bei sensiblen Teilnehmerdaten aus.
Bei der Analyse von Daten. Diagramme erstellen Sie selbst.
Beim automatischen Austausch mit Buchhaltungssoftware und Veranstaltungs-Apps.
💡️ Tipp: Ehe Ihre Tagung den Excel-Zelltod stirbt, erwägen Sie, Ihr Budget auch für Tagungsmanagement-Software einzusetzen.
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[@Converia]

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