🏷️ TODO EN ORDEN 🧹 Creación de reglas de Outlook en buzones compartidos de Microsoft 365 (Exchange)
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- Опубліковано 27 сер 2024
- Los buzones compartidos en #Microsoft365 facilitan a un grupo de personas de la empresa 📤 supervisar y enviar correo electrónico desde una cuenta común, como info@tuempresa.com o comercial@tuempresa.com.
Una de las ventajas que tiene este tipo de buzones, es que cuando respondemos desde esta cuenta, el remitente que se muestra es la cuenta genérica, y no el usuario en cuestión 🥸.
Además, un equipo de trabajo que comparte un buzón puede hacer un perfecto seguimiento de lo que está pendiente de forma sencilla, natural e intuitiva.
Son múltiples los escenarios donde este tipo de buzones tienen muchísimo sentido, quedando atrás soluciones como "listas de distribución" sobre las que teníamos que realizar múltiples pasos a fin de conceder a los buzones individuales privilegios para "enviar cómo" o "enviar en nombre de".
(👆🏻 Me permito el inciso: no digo que las "listas de distribución" carezcan de sentido o utilidad, ni mucho menos. Simplemente que están para otro propósito y hace años, por limitaciones tecnológicas, debíamos apoyarnos en esta solución 🤓).
Afortunadamente ahora esto está bien resuelto, de un modo simple y totalmente transparente.
Es tan sencillo como dar de alta el buzón compartido desde el Centro de Administración de Microsoft 365, o desde el Centro de Administración de Exchange online. Los requisitos son mínimos: Nombre, Dirección de email y Alias.
Una vez lo tengamos, tan sólo agregamos a los miembros del buzón compartido y... "voilà" 📧
(👀 Otro mini-consejo: estos buzones no consumen licencia de Exchange online 🤭)
Para más info sobre Buzones Compartidos, te dejo estos enlaces:
👉🏻 Buzones compartidos en Microsoft 365 (Exchange online): • Buzones compartidos en...
👉🏻 Configurar buzones compartidos de Microsoft 365 (Exchange online) en clientes Outlook y Web: • 🤝🏻📬 Configurar buzones...
👉🏻 Convertir un buzón de usuario a un buzón compartido y viceversa en Microsoft 365 (Exchange): • 🤝🏻 Convertir un buzón ...
Pero, ¿qué problema solemos tener con este tipo de cuentas compartidas?
La principal es el volumen de correo electrónico que recibimos, y justamente lo que quería explicar hoy es qué podemos hacer a este respecto.
En definitiva, no deja de ser un buzón de correo, pero por sus características encontramos alguna limitaciones. En nuestro querido cliente de Outlook de escritorio, dependiendo de cómo hayamos agregado el buzón compartido, podremos o no usar las reglas 🤔.
Por este motivo, te daré una solución que funciona el 100% de las ocasiones, y es bastante simple. Tan sólo debemos abrir el buzón adicional desde el cliente Web de Outlook.
Una vez con nuestro buzón compartido abierto, sólo debemos configurar las reglas que necesitemos.
¿Quieres verlo? Pues te lo muestro todo en este vídeo 😊
Espero que lo encuentres útil y como siempre:
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muchas gracias, al realizar el procedimiento, al pie de la letra me ha funcionado correctamente, si me ha tocado colocarme la cuenta par crear la regla pero que le podemos hacer???, mil gracias!
Sería interesante poder administrar las reglas de los buzones compartidos desde el exchange admin ya que para los admin de 365 es un engorro el tener que vincular primero un usuario a uno de los buzones compartidos. Creo que se pierde bastante tiempo en este tipo de gestiones/configuraciones. Mas cuando directamente no es posible abrir un buzon compartido en el owa si previamente no inicias con un usuario con permisos.
Muy interesante y gracias por tu video. Tengo una duda, necesito incluir contactos externos a la empresa, para poder crear listas de distribución. La duda wue tengo, es que si entro en Microsoft 365 tengo un spartado de Contactos y en Exchange 365 tengo otro apartado de 365, pero revisa dlnebtre ambos, no estan la misma cantidad de contactos. ¿Sabes cual es la diferencia entre ambos apartados de Contactos?
¿Se puede mandar copia de los correos de la carpeta enviados de un buzón compartido a una carpeta de un buzón usuario?
Hola PowerTips, una consulta. En los buzones compartidos no llegan los correos automáticamente, sino que es necesario refrescar la página o cambiar de carpeta para poder ver los nuevos correos. ¿Sería posible configurar el buzón compartido o la cuenta de office para que esto no ocurra? Muchas gracias de antemano. Saludos.
Hola.. como puedo hacer que un buzon compartido llegue a la bandeja de entrada de mi direccion de correo...Es posible ?? Gracias
En este caso quizás sea interesante plantear un grupo de distribución en lugar de buzón compartido. Un saludo!
hola trabajo para una empresa y los buzones compartidos no me aparecen en el nuevo outlook me estoy volviendo loco alguna solucion?
después de vincularlos, toca hasta reiniciar un par de veces la pc, para que cargue el perfil de O365.