Как организовать ТРАНСФЕР для гостей и артистов? (ИНСТРУКЦИЯ)
Вставка
- Опубліковано 27 вер 2024
- Трансфер для гостей, спикеров или артистов - задача сверх важная. В описании к видео я оставила пошаговую инструкцию по трансферу, ну а в видео рассказала о нюансах. Подписка на канал - bit.ly/event_sub
Трансфер гостей: с чего начать?
1. С составления календаря и списка лиц, которых нужно куда-то переместить. Просто список в Excel под номерами с отметками дат Когда нужно отправить гостей, когда встретить
2.Дальше на основании этого списка нужно составить маршрутный лист. То есть график перемещений гостей. Здесь важно прописать все детали - Кто (ФИО + контакты), В какой день, в какое время, Откуда, Куда, На каком виде транспорта
3.Дальше нужно сгруппировать всех людей, которые совпадают по времени отправки и встречи. Если это авиа, то понятно, что люди садятся на один рейс. Если авто, то считаем, сколько людей должны уехать одновременно. Если статус гостей позволяет отправить их на микроавтобусе или автобусе, то отмечаем его. Если на авто, то считаем по числу человек в авто. Например, спикеров на конференции мы отправляли по 2 человека в автомобиле - один на переднем сидении, другой на заднем. Но зачастую для ВИП-гостей стоит предусматривать одну машину на одного человека
4.Если у тебя автобус, проверь, куда именно он должен завести гостей и что туда физически может проехать. Иногда даже если гостей можно довести на автобусе, лучше их отправлять на отдельных машинах.
Работа с гостями
Памятки по трансферу. Для каждого участника подробная памятка с маршрутом следования, временем отбытия/прибытия, местом сбора, контактами человека координатора и резервным телефоном на случай, если что-то пойдет не так. Нужно разослать на почту + в вотсап/телеграм и получить подтверждение от каждого.
Как встречать гостей:
1.Приезжать на место встречи минимум за 30 минут до времени прилета, иногда самолеты садятся раньше
2.Табличка брендированная, желательно А3 и на картоне/пластике, чтобы видно было издалека
3.Брендирование стойки для встречи гостей, если их много. Можно как вариант использовать флаг/виндер для обозначения точки сбора.
4.Брендирование координатора - футболка, кепка, бэйдж
5.Можно предусмотреть комплимент на встречу - например, бутылку воды со стикером или влажная салфетка, чтобы освежиться после полета. А также конверт с полезными материалами для знакомства с местом и/или с предстоящим мероприятием.
Работа с водителями автотранспорта (машин и автобусов)
1. При заказа машин проверить, чтобы была целая, не битая. Даже треснувшее стекло может испортить впечатление гостям
2. Проверить запах в машине - лично проверить машину. Главное чтобы не пахло сигаретами
3. В ТЗ указать чистоту машины, чтобы в день встречи - максимум накануне, если погода сухая, была произведена мойка
4. Предусмотреть, чтобы в машине была музыка (либо нейтральная релакс, либо в фирменном стиле мероприятия). Главное, чтобы водитель как в такси не включал шансон
5. Внешний вид водителя тоже важно обговорить сразу. Чем статуснее гость, тем больше требований к одежде. Обычно это белая рубашка и черные брюки, но иногда требуется пиджак с галстуком. Для тематических мероприятий можно изготовить свою униформу для водителей.
6. Наличие питьевой воды и салфеток в машине. Причем, для ВИП-гостей и трансфера в легковых автомобилях стоит предусмотреть бутылки воды в стекле. Влажные салфетки должны быть в индивидуальных упаковках для каждого гостя.
7. Разумеется, в ТЗ водителю нужно отдельно отметить необходимость доставить вещи гостя до машины и при доставке от машины до ресепшна отеля, например.
8. Соблюдение ПДД
9. Есть еще один пункт, который важно отметить - разговоры в движении. Особенно если у вас статусный гость. Обычное требование для водителя - молчать и не задавать вопросов гостю. Это не такси, это трансфер, здесь значительно выше требования у гостя, поэтому болтливость водителя может сильно испортить впечатление еще до мероприятия.
10. И последнее - конечно, в машине должны быть зарядки для всех современных мобильных телефонов! Гость может не взять зарядку с собой или просто положить ее в чемодан, при этом у него должна быть возможность зарядить телефон в пути.
*****
Лучше организовать трансфер на мероприятии для гостей тебе помогут еще эти видео:
🔥 Организация мероприятий под ключ: сделай из г***а конфетку! • Организация мероприяти...
🔥 Как ОФОРМИТЬ СЦЕНАРИЙ мероприятия [шаблон & пример] • Как ОФОРМИТЬ СЦЕНАРИЙ ...
🔥ДРЕСС-КОД: что НАДЕТЬ самому? Как НАРЯДИТЬ гостей? [12 видов] • ДРЕСС-КОД: что НАДЕТЬ ...
*****
Я - Катя Сичкар, организую мероприятия с 2003 года, руковожу креативным агентством Sichkar group, жюрю на международном фестивале рекламы New York Festivals и в национальной премии Событие года.
P.S.
Подпишись на мои INSTAGRAM: bit.ly/instagra...
По всем вопросам: sichkar@sichkargroup.com
Однажды поезд задержался на несколько часов, потому что пропускал другие поезда. Из-за того, что мы и проводники не знали нынешнее время прибытия, мы не могли узнать станцию, на которой нужно выходить. Мы приехали на станцию и проводник кричал на платформе и узнавал, что это за станция. Было страх выйти не на той станции.
Ничего себе, я думала, у поездов особых задержек не бывает, но видимо, у всех бывает) Тимур, спасибо за историю 🙌 Для получения открытки заполните свой адрес вот здесь eventtalk.ru/form
Чаще всего в трансфере сложности возникали из-за непредвиденных ситуаций на дороге, а-ля пробки, ДТП... но с ними только по факту решать ситуацию, только хардкор😁🤟🏼
Ох, хардкор - наше всё 😄
Катя, почему не снимаете ролики? Хочется новенькое узнать о ивенте в 2024 году
Была цель снять 100 роликов. Но я думаю над новым форматом.
Я отправлялась к подруге на день рождения, собственно в день её рождения. Приехала, а никто кроме меня не пришёл. Оказалось в поигласительном стояла другая дата, я просто невнимательно прочитала. Пришлось в другой день заново собираться, краситься и т.д. а вёз меня тот же таксит, что и в первый раз. Очень удивился, почему я в той же одежде еду в то же место, в то же время. Вместе от души посмеялись!
Это смешно))) А подруга-то в сам день рождения где была?
@@katesichkar подруга дома была, готовилась к празднику😂
А что сделали с водителем? Какая у него была реакция? Интересно же
Да, водитель поначалу отрицал, что его машина на это способна, но потом и сам перепугался, потому что неплотно закрытая дверь - это же его косяк. Но в итоге отделался лёгким испугом
Лр
Ничего не поняла, но оригинально)