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Paperless ngx - Tags, Dokumenttypen, Speicherpfade und Benutzerdefinierte Felder im Detail
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- Опубліковано 3 сер 2024
- #paperless #docker #paperless-ngx #digitalisierung #dms
Hallo zusammen,
in diesem Video möchte ich euch bei Paperless-ngx Tags, Dokumenttypen, Speicherpfade und Benutzerdefinierte Felder im Detail durchgehen.
Link zur PDF Speicherpfade:
drive.google.com/file/d/1tlNe...
Videokapitel:
00:06 💼 Einführung in benutzerdefinierte Felder, Tags und Speicherpfade in Paperless-ngx
- Vorstellung der Themen benutzerdefinierte Felder, Tags und Speicherpfade in Paperless-ngx,
- Erklärung der Installation von Paperless-ngx und möglicher Speicherorte,
- Empfehlung der Verwendung von Unraid für die flexible Konfiguration von Docker-Images.
01:41 📋 Konfiguration von benutzerdefinierten Feldern in Paperless-ngx
- Erklärung verschiedener Arten von benutzerdefinierten Feldern, wie Checkboxen, Datumsfelder, Ganzzahlen und Textfelder,
- Demonstration der Einrichtung und Verwendung von benutzerdefinierten Feldern für die Dokumentenverwaltung,
- Flexibilität bei der Erstellung und Anpassung von benutzerdefinierten Feldern entsprechend den individuellen Anforderungen.
12:54 🏷️ Verwendung von Tags zur Organisation von Dokumenten in Paperless-ngx
- Erläuterung der Funktion und Verwendung von Tags zur Organisation von Dokumenten,
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Zuweisung von Tags zu Dokumenten,
- Möglichkeiten zur effizienten Suche und Filterung von Dokumenten mithilfe von Tags in Paperless-ngx.
13:51 📝 Zuweisungsalgorithmen und Tags
- Der Zuweisungsalgorithmus in Paperless-ngx bietet verschiedene Möglichkeiten zur automatischen Zuordnung von Tags zu Dokumenten.
- Tags können aufgrund von Worten im Dokument automatisch zugewiesen werden.
- Es gibt die Option, Tags manuell zu deaktivieren oder manuell hinzuzufügen.
22:05 💼 Dokumententypen und ihre Verwendung
- Dokumententypen in Paperless-ngx dienen der Kategorisierung von Dokumenten, nicht der Dateiformatbestimmung.
- Ähnlich wie Tags ermöglichen Dokumententypen eine systematische Organisation von Dokumenten.
- Dokumententypen können sowohl automatisch als auch manuell zugewiesen werden.
25:15 📂 Speicherpfade in Paperless-ngx
- Speicherpfade in Paperless-ngx beziehen sich nicht auf den physischen Speicherort, sondern auf die Strukturierung und Benennung von Dateien.
- Durch Speicherpfade wird festgelegt, wie Dokumente im System abgelegt und benannt werden.
- Die Konfiguration von Speicherpfaden erfolgt über spezielle Syntax in Klammern, um die gewünschte Struktur darzustellen.
27:44 🔍 Einstellungen für Archivierung und Dokumententypen
- Paperless-ngx ermöglicht die Einrichtung von Archivseriennummern und Korrespondenten.
- Dokumententypen dienen der Kategorisierung von Dokumenten und können individuell erstellt und konfiguriert werden.
- Speicherpfade werden definiert, um die Struktur und Benennung von Dokumenten festzulegen.
30:29 🗂️ Speicherung und Organisation von Dokumenten
- Dokumente können durch automatische Zuweisungsalgorithmen oder manuelle Zuordnung zu bestimmten Speicherpfaden organisiert werden.
- Durch die Strukturierung von Speicherpfaden können Dokumente nach verschiedenen Kriterien wie Erstellungsdatum, Dokumententyp oder Titel sortiert werden.
- Die Konfiguration von Speicherpfaden bietet Flexibilität in der Organisation und erleichtert das Auffinden von Dokumenten.
33:47 💾 Backup-Strategien für Paperless-ngx
- Die Erstellung von Backups in Paperless-ngx ist entscheidend für die Sicherung aller indexierten Dokumente und ihrer Suchfunktionalität.
- Es wird empfohlen, eine Backup-Strategie zu entwickeln, die sowohl die Dokumente als auch den Indexierungsverlauf umfasst.
- Ein detailliertes Backup-Verfahren ermöglicht eine schnelle Wiederherstellung von Paperless-ngx im Falle eines Systemausfalls oder Datenverlusts.
Bei Fragen könnt ihr gerne in dir Kommentare reinschreiben.
Vielen Dank fürs zuschauen.
Vielen Dank für dieses Video. Dank Deiner gut gemachten Anleitung habe ich das Thema jetzt auch verstanden und konnte es direkt auf meiner Paperless-Installation umsetzen. Bei mir läuft die Instanz zwar im Docker-Container auf der Synology, aber das tut der Sache keinen Abbruch. Für mich war das genau die richtige Anleitung, nicht zu weit ausgeholt und trotzdem super informativ.👏
Danke fürs Feedback. Freut mich 👍
Dukumenteverknüpfungen sind hilfreich bei Vorgängen, z.B. bei Einsprüchen und deren Antworten oder bei Angebot, Rechnung, Lieferschein usw. Oder Angebot, Abschlagrechnung und Endrechnung.
Rechnung 1 und Rechnung 2 wird man wohl kaum verknüpfen wollen, dafür hat man ja den Korrespondenten.
Danke für die Info👍
Ich brauche mal einen Tipp, wie ich am besten eine Kombination aus Korrespondent, Dokumententyp und Titel hinbekomme. Ich habe Telekom Rechnungen, für die ich den Dokumententyp: Rechnung zuweise und den Korrespondent: Telekom. Als Titel habe ich Rechnung Telekom. Das ist aber redundant im Dateinamen, der sowohl den Korrespondent als auch den Dokumententyp und den Titel beinhaltet. Was vergebe ich jetzt noch als sinnvollen Titel? Nicht jedes Dokument hat unbedingt Korrespondent oder Dokumententyp zugewiesen, daher ist auch der Titel teil des Dateinamens. Ich hoffe mein Problem habe ich verständlich rübergebracht.
hallo,das hast du richtig verstanden ,wenn ich das rictig verstanden habe wird bei wiederherstellen immer das letzte Backup genommen. Die von Paragon hatten mir ja den neusten Festplattenmanager für über 70 Euro angeboten weil komischerweise nach der Fertigstellung meines neuen PC's der alte Festplattenmanager plötzlich nicht mehr wollte (hatte den aber auf dem alten PC gelöscht , wegen der Lizenz was bei Windows 10 geklappt hat , hier aber nicht ) . Na ja bin ich nun bei diesen Programm , da kam dein Video gerade recht .Danke dir und muss mal sehen was wird . Ach übrigens für privat ist das Programm absolut ausreichend, die 2. Partition D konnte ich mit eigenen Bordmitteln auf meine Festplatte erstellen brauche also nur Backup . man sieht sich lol .
Danke fürs Feedback.
🎯 Key Takeaways for quick navigation:
00:06 *💼 Einführung in benutzerdefinierte Felder, Tags und Speicherpfade in Paperless-ngx*
- Vorstellung der Themen benutzerdefinierte Felder, Tags und Speicherpfade in Paperless-ngx,
- Erklärung der Installation von Paperless-ngx und möglicher Speicherorte,
- Empfehlung der Verwendung von Unraid für die flexible Konfiguration von Docker-Images.
01:41 *📋 Konfiguration von benutzerdefinierten Feldern in Paperless-ngx*
- Erklärung verschiedener Arten von benutzerdefinierten Feldern, wie Checkboxen, Datumsfelder, Ganzzahlen und Textfelder,
- Demonstration der Einrichtung und Verwendung von benutzerdefinierten Feldern für die Dokumentenverwaltung,
- Flexibilität bei der Erstellung und Anpassung von benutzerdefinierten Feldern entsprechend den individuellen Anforderungen.
12:54 *🏷️ Verwendung von Tags zur Organisation von Dokumenten in Paperless-ngx*
- Erläuterung der Funktion und Verwendung von Tags zur Organisation von Dokumenten,
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Zuweisung von Tags zu Dokumenten,
- Möglichkeiten zur effizienten Suche und Filterung von Dokumenten mithilfe von Tags in Paperless-ngx.
13:51 *📝 Zuweisungsalgorithmen und Tags*
- Der Zuweisungsalgorithmus in Paperless-ngx bietet verschiedene Möglichkeiten zur automatischen Zuordnung von Tags zu Dokumenten.
- Tags können aufgrund von Worten im Dokument automatisch zugewiesen werden.
- Es gibt die Option, Tags manuell zu deaktivieren oder manuell hinzuzufügen.
22:05 *💼 Dokumententypen und ihre Verwendung*
- Dokumententypen in Paperless-ngx dienen der Kategorisierung von Dokumenten, nicht der Dateiformatbestimmung.
- Ähnlich wie Tags ermöglichen Dokumententypen eine systematische Organisation von Dokumenten.
- Dokumententypen können sowohl automatisch als auch manuell zugewiesen werden.
25:15 *📂 Speicherpfade in Paperless-ngx*
- Speicherpfade in Paperless-ngx beziehen sich nicht auf den physischen Speicherort, sondern auf die Strukturierung und Benennung von Dateien.
- Durch Speicherpfade wird festgelegt, wie Dokumente im System abgelegt und benannt werden.
- Die Konfiguration von Speicherpfaden erfolgt über spezielle Syntax in Klammern, um die gewünschte Struktur darzustellen.
27:44 *🔍 Einstellungen für Archivierung und Dokumententypen*
- Paperless-ngx ermöglicht die Einrichtung von Archivseriennummern und Korrespondenten.
- Dokumententypen dienen der Kategorisierung von Dokumenten und können individuell erstellt und konfiguriert werden.
- Speicherpfade werden definiert, um die Struktur und Benennung von Dokumenten festzulegen.
30:29 *🗂️ Speicherung und Organisation von Dokumenten*
- Dokumente können durch automatische Zuweisungsalgorithmen oder manuelle Zuordnung zu bestimmten Speicherpfaden organisiert werden.
- Durch die Strukturierung von Speicherpfaden können Dokumente nach verschiedenen Kriterien wie Erstellungsdatum, Dokumententyp oder Titel sortiert werden.
- Die Konfiguration von Speicherpfaden bietet Flexibilität in der Organisation und erleichtert das Auffinden von Dokumenten.
33:47 *💾 Backup-Strategien für Paperless-ngx*
- Die Erstellung von Backups in Paperless-ngx ist entscheidend für die Sicherung aller indexierten Dokumente und ihrer Suchfunktionalität.
- Es wird empfohlen, eine Backup-Strategie zu entwickeln, die sowohl die Dokumente als auch den Indexierungsverlauf umfasst.
- Ein detailliertes Backup-Verfahren ermöglicht eine schnelle Wiederherstellung von Paperless-ngx im Falle eines Systemausfalls oder Datenverlusts.
Wow thats great. Thank you very much. Can i use it in the Video description?
hallo, ich habe da mal ne Frage zu : Backup und Recovery mit Paragon CE - Kostenloses Tool für effiziente Backups .Ich habe auf meinem PC eine 2. Festplatte (Zylinder) und die nutze ich für meine Backups. Mache so aller 2 3 Monate , wenn das System stabil ist , ein Vollbackup , aber auch die große Festplatte 1tb ist auch mal voll , früher konnte man Zylinder leeren , was ist jetzt ? Die Frage passt zwar nicht zu diesen Video , wollte aber sicher gehen das du meine Frage auch liest LOL , danke schon mal .
Hi, grüße dich. Hmm interessant. Müsste ich mal nachsehen bei mir wie das so ist. Kannst du die Manuel evtl löschen? Voll Backups brauchst du ja die vorherigen Backups nicht .das letze ist ja das aktuelle. Habe ich das so richtig verstanden?
Wo werden neu hinzugefügte Dokumente denn gespeichert? Wenn ich eine PDF im Windows bearbeite möchte ich diese dann gerne direkt zum paperless Server speichern sodass das diese Dateien dort unter meinen Inbox Tag auftaucht und ich die dann im paperless entsprechend weiterverarbeiten kann
Du kannst das Dokument dann im Ordner "consume" abspeichern, daraus zieht sich PaperlessNGX das Dokument direkt in die Verarbeitung.
Mich würde mal eine einfache Variante eines Backups interessieren. Reicht es hier einfach den gesamten Paperless Ordner woanders hin zu kopieren? Diesen Document Exporter sehe ich nicht unbedingt als die einfache Variante für jedermann
Ja kannst du, wobei dann im Standard die Dokumente einfach nur nummeriert.pdf sind. Backups automatisieren kannst du z. B. mit "Duplicati".
Ich gehe davon aus, dass die Zuweisung von regulären Ausdrücken als Automatik für Tags oder Dokumententypen sich auf RegEx-Suchformeln bezieht und halt nur einfach stumpf ins Deutsche übersetzt wurde.
Bei Titel würde man z.B. reinschreiben: „Datenblatt für Kühlschlank“. Mann würde nicht den PDF-Namen drin stehen lassen.
Wenn ich bei Speicherpfad eine nicht-manuelle Lösung nehme, wie kann ich die Automatisierung, ausgenommen vom import triggern? Ich habe z.B. einige Dokumente in der software, z.B. viele 100 Stück und würde dies gerne automatisiert neu zuordnen. Also Algrorithmus habe ich einen Regex gewählt, der prüft, ob im Dokument "Lohneinkommen Brutto-\/Netto" zu finden ist.
Wie kann ich nun sagen, dass er auf dieser Basis die vorhandenen Daten nochmal überprüfen soll?
LG! :)
Erstelle einen Workflow mit dem Trigger "Dokument aktualisiert", dort dann die neue Zuordnung als Aktion. Dann nimmst du alle Dokumente die du anpassen willst (oder einfach stumpf alles) fügst einen x-beliebigen Tag hinzu und dein Workflow wird ausgelöst. Anschließend den Tag einfach wieder löschen.
Was gleich als Erstes stört ist, es sollte um Paperless gehen und nicht gleich um Unraid, das habe ich schließlich gesucht. Bitte auf die angegebenen Themen beschränken 🙂
Dich zwingt niemand das Video anzusehen. Andere wiederum finden es gut, wenn er auf das Grundsystem eingeht.