Grundlagen paperless-ngx: Das papierlose Büro (z.B. für Synology NAS)
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- Опубліковано 3 сер 2024
- Masterclass paperless-ngx auf Synology-NAS: www.digitalisierung-mit-kopf....
Masterclass Synology-NAS (Vorverkauf): www.digitalisierung-mit-kopf....
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Kapitelmarker:
00:00 - Intro
00:42 - Demo paperless-ngx
02:11 - Software-Komponenten
03:38 - Docker
06:32 - Container und Volumes
09:03 - Einbindung Netzwerkscanner - Наука та технологія
Ich habe mit diesem Video mal ein etwas anderes Format ausprobiert. Freue mich immer über Feedback, schreibt mir also gerne eure Meinung dazu hier als Kommentar!
Die Erklärng von Docker ist die Anwenderfreundlichste, die ich jemals gesehen habe. Ein super Video!
Danke für das Lob, freut mich sehr zu hören :)
Schönes Video! Ein ähnliches Setup läuft bei mir seit einigen Wochen und verrichtet sehr gute Dienste. Schön wäre noch ein Video, das die komplette Einrichtung außen vor lässt. Denn, seien wir ehrlich, meistens übernimmt das ein IT-affines Familienmitglied, obwohl der Anwenderkreis deutlich größer wäre. Und damit Digitalisierung funktioniert, müssen v.a. diejenigen mitgenommen werden, die nicht interessiert was unter der Haube passiert.
Ich setze Paperless-Ngx jetzt schon seit 6 Monaten ein. Habe es am Anfang auf meiner Synology (DS218+) im Docker laufen gehabt. Vor einigen Wochen habe ich mir günstig einen Raspberry Pi 4B mit 8 GB geschnappt. Seitdem läuft Paperless dort im Dockerverbindung. Hab da eine SSD per USB angeschlossen auf dem die Daten liegen. Es wird eine tägliche Sicherung auf die Synology gemacht und einmal im Monat wandert das Backup in die AWS S3 Glacier Deep Archive. Auf dem Raspberry Pi läuft Paperless um vieles schneller als auf der Synology.
Habe mir kurz nach Weihnachten das Synology DS124 gekauft. Wollte eine simple Backup-Lösung. Kurz danach habe ich ein Video von dir über Paperless NGX gesehen, das mir in kürzester Zeit Lösungen präsentiert hat, nach denen ich gar nicht gesucht hatte. Also NAS zurückgeschickt und das DS224+ gekauft. Mit der Installation habe ich etwas gekämpft, aber am Ende hat es geklappt. Seitdem glüht mein Shredder. 😂 Es ist echt ein Traum. Danke für den Hinweis!
Das freut mich wirklich sehr zu hören 😊
Die DS124 kannst du dir im Zweifel immer noch als Backup-NAS woanders hin stellen. Mache ich z.B. so 😁
Funktioniert bei dir tika und gotenberg?
@@keck3d846 Ja funktioniert ohne Probleme. Such mal nach der Anleitung von Marius Hosting „Synology: Install Paperless NGX With Office Files Support“.
@@juuunkenstein hab’s gefunden und probiere es morgen direkt mal aus. Danke dir.
@@juuunkensteinhabs heute mal kurz ans laufen bekommen. In dem skript von marius sind allerdings scheinbar auch noch kleinigkeiten die so nicht gehen. Ich bin jetzt jedenfalls etwas schlauer und bekomme das wieder hin. Danke dir nochmal
Eine schöne Zusammenfassung. Noch ein kleiner Tipp hinsichtlich Netzwerkscanner: Es muss nicht zwingend ein Netzwerkscanner sein. Ich habe einen lokalen Scanner, der aber noch zu neu und zu gut war, um ihn durch einen Netzwerkscanner zu ersetzen. Da aber der Container auf der NAS per SMB-Protokoll erreichbar ist, ist es ganz leicht möglich diesen SMB-Share in Windows oder Linux auf dem lokalen Rechner einzubinden und dort hinein zu scannen. Quasi Netzwerkscanner andersrum 🙂. Einfach das Consume-Verzeichnis als Netzwerk-Laufwerk mounten.
Danke!
Das ist absolut richtig, hat nur den Nachteil, dass man weiterhin über seinen PC scannen muss. Aber natürlich ist das eine gute Möglichkeit, wenn man nur kleine Mengen scannen muss bzw. seinen lokalen Scanner weiterverwenden möchte :)
Was mal Mega spannend wäre,
Wie man den Titel eines Dokumentes automatisch auf den erkannten Titel ändert, oder in einer Vorgabe.
Bsp scanner sendet document.pdf und scannt aber die Gehaltsrechnung Januar.
Dann hätte ich gern Gehaltsrechnung Januar im Titel.
was mich nervt und wofür ich bisher keine Lösung habe: Die Zuordnung von NGX (TAG, Ordnerstruktur, usw.) ist selbst nach rund 350 Dokumenten sehr ungenau. Ich muss nahezu alle gescannten Dokumente per Hand nachbearbeiten. Da hatte ich mir mehr erhofft. Das mag für den täglichen Workflow nicht ganz so schlimm sein, am Anfang ist es aber einfach nur nervig wenn man hunderte von Dokumenten zuordnen muss.
Wie lässt du es denn klassifizieren? Hast du Regeln definiert oder lässt du es automatisch lernen?
@@DigitalisierungmitKopf ich Versuche es mit automatischem lernen. Allerdings passiert es das er nach zehn Dokumenten vom Korrespondent A noch immer denkt das es Korrespondent B sein könnte. Obwohl die Dokumente klar gegliedert sind.
Ich verwende schon lange den Brother ADS 1700 W und habe das, was Paperless ngx macht, selbst von Hand auf meinem NAS gemacht. Praktisches Tool, werde ich mir mal Containern und damit rumspielen.
Eine Frage jedoch zum Brother ADS 1700 W: Wie gehst du damit um, dass der häufiger Mal die erste Seite oder auch mehrere "schief" darstellst, obwohl er die Seiten gerade einzieht?
Also Paperless NGX läuft auch ganz ohne Docker!
Im Video wird suggeriert dass Docker wichtig und quasi Pflicht wäre. Eigentlich ist es ja auch mehr ein Docker Video geworden als eins zu Paperless ☺️
Ich hab Paperless und die nötigen Pakete einfach in einen frischen LXC Container unter Proxmox installiert, das ginge aber genau so gut auf jedem klassischen Linux Rechner ohne Container.
Synology ist quasi eine Ausnahme, da deren System zwar auf Linux basiert jedoch so stark abgewandlet ist dass es halt nicht mehr so einfach kompatibel ist für die meisten Programme
Grundsätzlich sind Container aber eine gute Sache und für Server Applikationen eigentlich immer zu empfehlen.
Nutze im Moment für Quittungen, Belege etc. neben dem Scanner des HP-Laserjet Pro MFP noch einen ScanSnap ix1600 von Fujitsu, weil der zum massenweisen scannen des Archivs mit seinem gleichzeitigen Vorder- und Rückseitenscan Vorteile hatte und hat. Leider hat er nur eine max. Auflösung von 150dpi. Ist es möglich paperless ngx auch von diesen zwei Scannern "füttern" zu lassen?
Herausfordernd fand ich eigentlich nur die Installation auf meinem Pi, die wollte anfangs einfach nicht klappen. Denke das ist allgemein die größte Hürde, die Software an sich ist einfach killer und die Basis wirklich sehr benutzerfreundlich!
Für den Pi habe ich auch eine Installationshilfe: www.digitalisierung-mit-kopf.de/collections/downloads/products/konfigurationsprofil-fur-paperless-ngx-raspberry-pi
Aber ja, paperless-ngx ist einfach nur genial.
Bin sehr daran interessiert, das paperless ngx-system zu installieren. Wüßte allerdings gerne vorher, ob der vorhandene HP Color-Laserjet Pro MFP M 283 als Netzwerkscanner geeignet ist und eingebunden werden kann und ob dieser im Anschluss trotzdem weiter wie bisher von Windows aus mithilfe des Tools NAPS2 angesprochen bzw. bedient werden kann.
Leg Paperless ngx eine Ordnerstruktur an auf der NAS, oder ist das alles nur auf der Oberfläche ?
Hallo Stefan, wie eigentlich immer ein gutes und informatives Filmchen, Danke dafür! Ich verstehe nur nicht, warum du nach deinem etwa 6 Monate alten Video "Kein Docker mehr für Synology?..." immer noch die Docker-Installation zeigst. Ist die Installation unter Portainer wirklich gar nicht anders? Gruß Sascha.
Danke für dein Feedback! In dem Video "Kein Docker mehr für Synology?" ist die Kernaussage: Docker gibt es weiterhin, die App heißt nur jetzt "Container Manager". Portainer ist auch kein Ersatz für Docker, sondern nur eine alternative GUI für den Container Manager.
Funktioniert als Scanner auch der Brother ADS1200? Super interessante Videos. Spannendes Feld, hast mich gut angefixt :D
Der kann soweit ich weiß nur USB. Funktioniert auch, du musst dann aber den Umweg über einen PC gehen und den Scan im freigegebenen Ordner "scaninput" (siehe Video) ablegen. Der ADS 1700 W ist im Grunde das gleiche Modell nur mit WLAN, dort kannst du den Netzwerkordner direkt ohne PC ansteuern.
@@DigitalisierungmitKopf vielen Dank für die Antwort. Ist natürlich schöner „ohne“ PC. Ich bin mir nur nicht sicher, ob es als Privatnutzer nicht etwas Overkill ist. Wobei… 😅
@@philicobacter9237 Ich bereite gerade einen Raspi Zero mit SANE vor, der dann meinen nicht-Netzwerkscanner ins Netzwerk bringen soll.
Ich habe auch die DS224+ und wünsche mir eigentlich nur das tika und gotenberg laufen. Leider bekomme ich das nicht hin und bin auch ein paar mal darauf gestoßen, dass es wohl aufgrund der Synology und dem verbauten Prozessor nicht funktioniert. Glaube ich allerdings weniger. Hat hier jemand eine Idee oder vielleicht nen Anhaltspunkt wie die docker Compose angepasst werden muss? Aktuell habe ich diese Punkte komplett rausgeworfen weil mir die Dienste immer abgeschmiert sind oder es Fehler beim bestücken mit Office Dateien gab.
Dazu habe ich einen Beitrag verfasst (liegt nicht an der DS224+): forum.digitalisierung-mit-kopf.de/t/geloest-tika-und-gotenberg-fehler-error-while-converting-document-to-pdf-server-error-503-service-unavailable/430
Ich synchronisiere mir den Archive-Ordner auf den Mac. Das hat den charmanten Vorteil, dass ich die Dokumente auch auch neinem Arbeitsrechner per Spotlight finde. :-)
Ich mache es ähnlich, ich synchronisiere den Archive-Ordner mit Synology Drive. Damit ist es auch in der mobilen App durchsuchbar.
Und wie richte ich jetzt das alles auf einem Synology? Netzwerk-Scanner ist schon eingerichtet und scannt fleißig auf Synology...
Hallo Stefan, ich bin durch Dich erst auf paperless-ngx aufmerksam geworden - vielen Dank dafür! Wenn ich es richtig verstanden habe, dann ist es ein Fork von paperless-ng sowie Open Source. Damit kann es doch theoretisch sein, dass es irgendwann niemand mehr weiter entwickelt und ich auf meinem Setup sitzen bleibe, oder? Meine zweite Frage lautet: Würdest Du im direkten Vergleich DevonThink bevorzugen (die Kosten mal außen vor gelassen)?
Freut mich :) Eben, es ist Open Source und sehr beliebt, daher sehe ich keine realistische Chance, dass das Projekt eingestellt wird. Und selbst wenn: Dann bleibst du auf dem Setup sitzen, das wunderbar funktioniert. Da würde ich mir keine Sorgen machen, zumal du jederzeit deine Dokumente wieder aus paperless-ngx rausbekommen würdest.
Ich habe DevonThink auch benutzt, seit ich paperless-ngx habe, nutze ich es aber nicht mehr.
@@DigitalisierungmitKopf vielen Dank für deine ausführliche Antwort!
Guten Tag . Es ist zwar etwas am Thema vorbei, aber Ich frage trotzdem einmal .
Warum kam es zum wechsel von dem Epson WorkForce ES-580W zum Brother ADS1700WUN1 einzugscanner ?
Konektivität oder Auflösung ? Ich würde mich freuen wenn Sie mir das kurz erläutern könnten ?
Ich stehe nämlich vor der Frage ,welchen Einzugscanner kaufe Ich mir .
Mfg
Es war anders herum. Ich hatte zunächst den Brother und bin dann auf den Epson gewechselt. Beide sind sehr gut, der Brother ist aber schneller und in meinen Augen für höheres Scanvolumen besser geeignet. Aber an sich macht man mit beiden nichts verkehrt.
@@DigitalisierungmitKopf Okay. Ich hatte halt in älteren Videos in den Links den Epson Scanner gesehen und in aktuellen Videos ist immer der Brother verlinkt. Aber dann werde Ich es über den Preis entscheiden. Danke für die Antwort
Hallo Stefan, ich schon wieder. Mich würde das Thema Archivierung interessieren, die Vergabe von neuen Dateinamen finde ich nicht gut gelöst ich fände den ursprünglichen Namen also den Originalnamen besser auch das Thema Speicherpfade wäre gut. Dank und Gruß Sascha
Leider funktioniert das OCR oft gar nicht oder sehr fehlerhaft. Aber wenn es funktioniert, ist es ziemlich geil! Ich habe inzwischen mehr als 30 Aktenordner in Paperless erfasst. (4759 Dokumente mit durchschnittlich 3,8 Seiten pro Dokument)
Ich habe beispielsweise vor ein paar Jahren einen Mini-PC von Lenovo gekauft, auf dem Proxmox mit u.A. Paperless läuft. Wenn ich „Lenovo“ eingebe, habe ich auf einen Schlag alle fünf Dokumente, also Rechnungen, Lieferscheine, Anleitungen usw. zu dem Mini-PC. Das ist sehr sehr nützlich!
Bei mir funktioniert die OCR eigentlich immer relativ zuverlässig. Hast du die Sprache korrekt eingestellt?
@@DigitalisierungmitKopf Ja, „de+en“, gemäß Anleitung. Bei vielen, aber nicht bei allen Dokumenten, werden die Sonderzeichen mit Zeichen dargestellt, die ein bisschen wie chinesische Zeichen aussehen. Manchmal wird aber auch nur kompletter Buchstabensalat gelesen:
Vor ein paar Minuten hatte ich ein Beispiel: „Ilire Kraiikeiikersiclierting Nr. 00^6/06 …“
Korrekt hätte es heißen sollen: „Ihre Krankenversicherung Nr. 0026/06 …“. Und das war eine gut zu lesende Betreffzeile!
Welche Anleitung?
„de“ ist nicht richtig, wenn ich mich korrekt erinnere. Ich meine, es muss „deu“ heißen. Evtl ist das schon das Problem?
@@DigitalisierungmitKopf Stimmt, es muss deu+eng heißen. Es ist schon ein paar Monate her, dass ich das konfiguriert habe. ;-)
So steht es bei mir, ich habe eben noch mal nachgeschaut:
PAPERLESS_OCR_LANGUAGE=deu+eng
Existiert die Möglichkeit eine Wiedervorlage an einem bestimmten Datum für Dateien / Ordner einzustellen?
Derzeit leider nicht. Du kannst aber den Link zum Dokument in einer todo-App deiner Wahl hinterlegen
Wie kann man eine andere OCR-Sprache installieren z. B. Arabisch?
Eine grundsätzliche Frage: Ich scanne seit Jahren alles ein, und habe eine bewährte Ordnerstruktur, über die ich alles finde, sowie Datumspräfix im Dateinamen. Die Zahl der Dokumente sind tausende. Eine Stichwortsuche habe ich noch nicht vermisst, kann mir aber vorstellen dass sie manche Zugriffe beschleunigen könnte. Jedoch ist mir nicht klar, wie ich diese Hierarchie importieren kann; ich möchte sie keinesfalls verlieren, denn sie stellt meine kontextuelle Zuordnung dar.
Womit ich das größte Problem habe: Wo speichert Paperless-ngx genau? Eigentlich habe ich extra für Docker-Anwendungen SSDs in meiner DS423+ verbaut. Paperless läuft wunderbar, interessiert sich aber kein Stück für die von mir hinterlegten Pfade. Dazu kommt, dass ich den tatsächlichen Speicherort einfach nicht finden kann. Dementsprechend keine Ahnung, wo sich der Consume-Ordner versteckt. Und paperless updaten gestaltet sich so auch eher schwierig…
Und genau dafür habe ich die paperless-ngx Masterclass entwickelt. Da zeige ich dir Schritt für Schritt, wie es geht. Anbindung des Consume-Ordners, Updates, Backups (extrem wichtig!):
www.digitalisierung-mit-kopf.de/products/videokurs-paperless-ngx-masterclass
Ich finde paperless mittlerweile im privaten Bereich auch richtig hilfreich. Leider fehlt uns eine Funktion, die das Arbeit in einem kleinen Büro leider so gut wie unmöglich macht. Wir arbeiten viel mit Ämtern zusammen und müssen täglich emails mit einem oder mehreren Dokumenten im Anhang versenden. Leider kann aber aus paperless nicht einfach ein Dokument in eine Email gezogen werden. Das vorherige exportieren der Dokumente, anschließend anhängen an die Email und wieder löschen im Download-Ordner macht das Ganze aber zu kompliziert.
Gibt es hier vielleicht eine Lösung, die ich nicht kenne?
Danke übrigens für deine tollen Video und auch die Masterclass!!!!!!
Toole und lehrreiche Videos die gezeigt werden. Leider wird grundsätzlich immer im Zusammenhang mit dem Docker informiert. Seit meiner Umstellung auf synology 7.2 gibt es nur den Container Manager. Hier schein einiges anders zu sein. Gibt es eine leicht erlernbare Möglichkeit Daten aus Paperless zu sichern. Kann ich irgendwie auf Paperless 2.0 gefahrenlos umstellen? Die Möglichkeit Felder einzufügen wären sehr interessant.
Mach weiter so und im Voraus Danke für deine Bemühungen.
Danke! Container Manager nutzt unter der Haube Docker. Alle meine Anleitungen gehen nach wie vor noch genauso 😉
Danke für das Video.
Ich möchte für meine Frau und mich eine papierlose Dokumentenablage erstellen. Die gescannten Dokumente sollen für beide einfach zugänglich sein und mit OCR verarbeite.
Nachdem ich paperless-ngx in deinem Video gesehen habe, habe ich das Gefühl, das die Lösung etwas umständlich für meine Frau wäre (neue Software lernen etc.) Ich denke jetzt über eine Dateiablage auf dem Synology, DS Files und ein automatisiertes Backup in den OneDrive Speicher des Office365 Family Abos nach.
Wie siehst du das?
Ich bin eigentlich nicht so der Freund von Datenbanken. Ich würde es immer besser finden, wenn über eine Textdatei alle Informationen zu einem jeweiligen Dokument gespeichert sind. Sollte das Programm einmal inklusive DB kaputt sein, könnte sich das DMS selbst über die txt wieder innerhalb kürzester Zeit die Informationen aus dem Netzlaufwerk besorgen.
Das wäre aber sehr ineffizient und langsam, vor allem in der Suche. Ich bin eher ein Freund von Backups, denn wenn die DB kaputt gehen kann, können es deine txt-Dateien (und auch die PDFs) auch.
Wozu benötigt man den pgdata Ordner?
8:00 Durch das Mounten von pgdata auf data innerhalb des Postgres-Containers (also die Datenbank) kannst du Backups der Daten erstellen, die Paperless anlegt. Nicht die gescannten Dokumente selbst, sondern Metadaten zu den Dokumenten.
Wenn du jedesmal 5cent bekommen hättest wenn du paperless ngx sagst :D
Naja, das hatte jetzt nicht wirklich was mit Grundlagen zu Paperless zu tun.
Sondern? Was fehlt dir?
WOW 150€ für ein Kurs der aus den Dokumentation der anwendung besteht :D krass
Nein, da ist viel mehr dabei. Die gesamte Einrichtung des Synology NAS, die komplette Einrichtung des Netzwerkscanners, Integrationen von paperless-ngx, Backups usw.
Ich kann den Sinn dieser Vorgehensweise nicht nachvollziehen.
Wenn ich Dokumente mit OCR (Texterkennung) einscanne, kann ich auf dem Mac oder auf dem Windows PC die Dokumente ebenso mit der eigenen Suchfunktion finden.
Wenn man dazu noch ein logisches Ordnungssystem wie z.B. P.A.R.A. nutzt, muss ich nichtmal suchen sondern klicke mich mit 4-6 Klicks zum gewünschten Dokument.
Ein Ordnungssystem ist ja dazu da, effizienter und schneller zu arbeiten aber wenn man ein Ordnungssystem erst aufwendig managen muss, damit das System überhaupt funktioniert, ist das ein System, was nur Energie und Zeit kostet.
Ist es nicht ineffizient, Dokumente „doppelt“ zu haben? Sowohl im „originals“ Ordner, als auch im „archive“? Warum ist das überhaupt so? Es reicht doch ein „originals“ und einen „meta“ Ordner, der ja dann viel viel kleiner ist?!
Nach deutschem Recht muss man Orginale aufheben, daher wird alles nochmal als Original abgelegt :)
@@werder711 Ergibt keinen Sinn, Deine Antwort?!
@@Bogomil76 wenn die Datei mit Metadaten ausgestattet wird, um diese durchsuchbar zu machen, handelt es sich nicht mehr um unveränderte Originale.
Deswegen liegen im Ordner Archive die bearbeiteten Dateien mit Header und im Originals die Unbearbeiteten Originale :)
@@werder711 Ich glaube Du hast meine Erstaussage (immer) noch nicht richtig verstanden?!
Zumal, selbst wenn, also ich gehe mal auf Deine Aussagen ein, erstens, pauschal stimmt das gar nicht. Man „muss“ nicht „ALLES“ im „Original“ abgelegen. Zumal, ein Scan niemals ein „Original“ sein kann. Zweitens, paperless kann ja gar nicht revisionssicher archivieren, ergo bringts eh nix.
Wenn Synology diese Anwendung anbietet,dann werde ich mir wieder Gedanken machen diese zu installieren. Vorher nicht. Alles viel zu kompliziert für mich.
dokker gibt es aber doch nicht mehr..
Das Gerücht hält sich hartnäckig. Docker gibt es nach wie vor, die App zur „Steuerung“ im
Synology-Ökosystem heißt nur anders: Container Manager.
Die Software finde ich auch sehr gut, aber ich würde diese Software nur Menschen empfehlen, die in der Lage sind ein "richtiges" Backup durchzuführen! Man muss im Zweifel selbst die Datenbank wieder herstellen können, deshalb würde ich mir das auch als Thema wünschen! Eigentlich muss man auch einplanen, dass es diese Software in Zukunft nicht weiter gepflegt wird. Man muss also für verschiedene Szenarien vorbereitet sein. Das ist so, weil einfach die Daten wichtig sind und viel Zeit investiert wird. Was das Backup angeht bin ich mit Paperless eher unzufrieden, dafür muss man wissen, was man macht und tiefere Kenntnisse in Datenbanken und Softwareversionen haben, diese sind in meinen Augen zwingend notwendig.
Das Thema Backups ist extrem wichtig, daher habe ich es auch in der Masterclass ausführlich behandelt. Und wenn man die Volumes so exponiert wie ich es im Video beschrieben habe, benötigst du auch keinerlei Datenbank-Kenntnisse für ein Backup ;)
Das ist aber bei allen EDV-basierten Lösungen so, entweder kennt man sich aus, oder hat eine EDV-Dienstleister an der Hand, der sich damit auskennt. Idealerweise einen zukunftsorientierten professionellen EDV-Dienstleister und nicht eine reine O365 Lizenzverkaufsbude ("Systemhaus"), dann klappt auch die professionelle Einrichtung und natürlich die Backups.
Ein paar UA-camvideos ersetzen nicht die langjährige Erfahrung in der Administration von Servern oder auch Windowsrechnern. Bzw wenn alles gut geht, freut man sich, wenn dann was schief geht, darf man dann als Dienstleister doch wieder die Kuh vom Eis schubsen. Aber dafür bin ich dann ja da. ;-)