Как создать документы Word с автоматически обновляющимся содержимым
Вставка
- Опубліковано 29 січ 2018
- #Word #Документы #Офис
В этом видеоролике я расскажу каким образом можно используя инструмент "Вставка" создавать документы Word с автоматически обновляющимся содержимым. Это бывает полезно при работе с большим количеством однотипных документов, например, инструкций, отчетов, приказов и так далее.
Изложенный материал будет интересен не только руководящим сотрудникам пожарной охраны, но и вообще всем тем, кому очень часто приходится работать с документами Word.
-----------
Представим себе следующую ситуацию:
В организации в которой вы работаете есть большое количество однотипных документов - это могут быть инструкции, приказы, отчет или еще что-то. Как правило все эти документы имеют какие то общие элементы - чаще всего, шапку, в которой находится подпись утверждающего лица.
А теперь допустим, содержимое шапки поменялось - например, у руководителя поменялось звание или должность.
Для того, что бы привести в соответствие все документы в которых имеется элемент с утверждающим лицом, вам необходимо вручную изменить содержимое этого элемента во всех документах.
Это во-первых очень долго, а во вторых, может привести к возникновению всевозможных ошибок вследствие невнимательности.
Если у вас однотипных документов - три-пять, то ничего не страшного.
Но что делать, если таких документов, скажем 50?
Неужели нет способа как то упростить себе жизнь в такой ситуации?
------------
Такой способ конечно же есть!
Он заключается в использовании так, называемой фреймовой структуры документа.
Суть его заключается в том, что вместо того, чтобы обычным текстом набирать содержимое некоторых элементов, вы вставляете в документ ссылку на текст содержащийся в другом документе.
Теперь, если изменить текст в связанном документе, он так же изменится и во всех документах, которые на него ссылаются!
Сколько бы их ни было - хоть 10, хоть 100, хоть 1000!
При этом, внешне ваши документы выглядят точно так же.
---------
00:32 - проблема обновления данных в большом количестве однотипных документов
01:23 - фреймовая структура документов Word
01:53 - реализация с точки зрения документов Word
02:13 - использование вставки ссылок на другие документы Word
02:28 - создание документа для использования в качестве источника текста для вставки
02:40 - вставляем связанные фрагменты в документы
03:11 - обязательно включаем связь с файлом
03:23 - вставка фрейма в прочие документы копированием
03:55 - изменение исходного документа на который ссылаются все прочие
04:18 - результат использования ссылок на внешние документы (применения фреймовой структуры документа)
05:27 - применение фреймовой структуры для автоматизации обновления данных в одном документе.
05:41 - вставка связанных фрагментов из рабочих книг Excel
---------
Заглавное изображение: pixabay.com/ru/users/Pexels-2... с сайта pixabay.com/ru/?...
---------
Официальный сайт проекта ГраФиС - graphicalfiresets.ru
Присоединяйтесь к нам в сети ВКонтакте: aigs_grafis
Страничка проекта на сайте wiki-fre: wiki-fire.org/ГраФиС.ashx
Документы с обоновляющимся содержимым - частый вопрос. Спасибо за интересный пример!
Полезно!
Полезно.
спасибо, очень выручили меня с с бейджиками
А если не таблицу из эксель а с разных ячеек данные в строки ворд подтягивать, это как?
Приветствую!
Хочу попросить Вас о помощи в автоматизации формирования пакета документов.
Суть проблемы: работаю в лесопожарной службе и после каждого пожара нужно вносить одни и те же данные в пять разных документов (карточка пожара, акт о пожаре, пояснительная записка, наряд-акт и пр.)
Вводить нужно не самый маленький объём данных (номер пожара/дата /время обнаружения/ выезда/ прибытия на пожар/локализации/ликвидации/прибытия на базу/ координаты/ лесничество/ урочище/ квартал/ выдел и т.д.)
Причём формы этих документов в формате ворда (.doc)
Всё это вносится в разных вариациях в эти документы иногда в двух местах и выматывает чуть меньше самого пожара.
Наверняка можно как-то автоматизировать процесс. Подскажите, пожалуйста; а если снимите видео будет вообще чудесно. В компах я не чайник, но с такими дебрями ещё не сталкивался.
Заранее спасибо!
"Обседиану" огромный привет из Приморского края от пожарных ГКУ "канадцев"....
Прекрасный туториал. У Меня возник вопрос - Я когда создаю связанный документ, то размер объекта не может превышать более 1страницы. Что делать?
Ну тут несколько вариантов. 1 - изменить размер самого листа, но это не очень удобно в плане дальнейшей распечатки. 2 - можно изменить размер самого фрейма, но тут тоже не удачно - при каждом обновлении он может возвращаться к размеру исходного объекта. Самый выгодный, на мой вариант - установить для вставленного блока поля на всю ширину страницы.
классная приколюха!!!!!!! спасибо Вам большое за лик.без.))))) но у меня возникли проблемы. не во всех документах происходят изменения. после того как я изменил первый документ, я скопировал и вставлял в остальные. и в некоторых вставка происходит коряво, вставка съезжает вбок и ничего не видно. поправить не пойму как. подскажите в чем проблема?
andryhaaa по поводу того, что съезжает - посмотрите разметку страницы (поля, отступы)
А вообще, внимательно посмотрите - что то делаете не так. Должно работать железно.
можно автоматически обновлять связи?
А возможно наоборот сделать, то есть документ один, а переменные разные, которые изначально в отдельном документе строчкой, каждая строчка это отдельная переменная? Буду благодарен за ответ
Боюсь это только с использованием VBA. Но это уже совсем другой механизм и другая история связанная с программированием.
Да, можно наоборот. Это инструмент Слияние - когда в один документ можно подставить различные значения определенных полей (адрес, форму обращения, имя, отчество....). Это вкладка РАССЫЛКИ- Начать слияние.... и там выбрать Начать автоматическое слияние или как-то так называется....
Бесконечные пальцы вверх!
Олег доброго времени суток Вы сменили название канала?
У меня просьба помогите создать формы ввода данных Microsoft Access для последующего слияния введенной повторяющейся информации с многочисленными документами выполняемыми после пожаров (всевозможные акты о пожаре, планы разбора пожаров , карточки действия караула и т.д. и т.п.).
С этой целью пробовал реализовывать слияние Word и Excel. Но на практике таблица Excel получалась очень длинной из-за достаточно большого количества столбцов, что не совсем удобно. Так вот Вы не однократно используете в своих видео, особенно на тему "Графис", базы Microsoft Access путем создания красивых и удобных форм для ввода данных помогите с созданием таких форм очень много периодически повторяющейся информации: адреса, РТП, звания, кол-во СиС, № вызова, времена оперативного реагирования и очень и очень много повторяющейся информации.
Пишите на почту obsidian-pb@mail.ru, что именно вы хотите увидеть
А если в документах несколько общих элементов но они расположены в разных частях документа как быть?
Просто сделать несколько вставок в разных местах документа и все)
Спасибо большое
фича хорошая но все же не так эффективна. В любом случае для связи документов с той же шапкой нужно их все равно все открыть. Актуально разве что если начальники ну очень часто меняются ))
War3Darius зачем? Открыли нужный документ по необходимости - все обновилось. Все то зачем открывать?
@@vigilit-video1765 Имеется в виду, если у вас 100 документов, которые нужно печатать нужно каждый из документов открыть, чтобы обновить связи.
а мне проще надо! Как дублировать текст в ворд с первой страницы например во вторую! Чтобы один раз только набрать и текст автоматом менялся на второй странице!
Боюсь, так сделать не получится. По крайней мере с использованием стандартных средств.
@@vigilit-video1765 Добрый день. Я как-то нашла такой способ, теперь не могу вспомнить. До сих пор ищу 😥
через закладки и перекрёстные ссылки
Оно то конечно интересно, но по факту. вместо копировать и вставить шапку, мы копируем и вставляем фрейм. Вариант удобен если начальники тупые и их постоянно меняют
Ну да. В том числе)
Еще у нас очень любят названия менять. На моей памяти название части в которой я работал поменялось раз пять.