Was bedeutet revisionssichere E-Mail-Archivierung? ♞

Rechtsanwalt Carsten Rüger von ♞ BSKP
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Die Gesetzgebung bietet keine ausführlichen Vorgaben für die Speicherung und Katalogisierung geschäftlicher E-Mails. Aus § 146 AO und § 239 HGB ergeben sich aber folgende (sehr allgemein gehaltene) Bedingungen für die revisionssichere E-Mail-Archivierung:
Handelsbücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar geführt werden.
Es besagt, dass eine revisionssichere Archivierung erfüllt ist, wenn alle relevanten E-Mails und E-Mail-Anhänge vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind. Da ein handelsübliches E-Mail-Programm diesen Ansprüchen nicht gerecht wird (gerade in Bezug auf die Unveränderbarkeit der Nachrichten), braucht es eine andere Lösung zur dauerhaften Verwahrung von E-Mails.