Si deseas o necesitas ayuda personalizada en temas de gestión documental, pregunta por mi asesoría en archivística, en donde podremos abordar temas como: - Asistencia técnica y visitas de acompañamiento. - Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD. - Organización de Archivos y transferencias primarias. - Diseño y/o diagramación de formatos de gestión documental. - Entre otros temas. Coméntame tu caso a mi correo electrónico: luis.unigarro1003@gmail.com
Soy profesional del área de la salud, debía organizar el archivo y llenar formatos basados en las directrices del Archivo General de la Nación. Recibí una asesoría de parte de Luis Eduardo que fue de muy alta calidad. No tuve necesidad de contratar a nadie, pues con sus directrices pudé realizar Yo misma el trabajo.
Buen día Luis, excelente información gracias, quisiera que compartieras un video con enfoque de eliminación de medios magneticos, como se debe hacer esta y su normatividad de respaldo.
Hola! Muy agradecida por sus videos. Tengo una pregunta si en una entidad no han aprobado las TRD ni TVD como se toma decisiones para eliminar documentos y si igualmente se levanta un acta
La recomendación sería abstenerse de eliminar información sin haber hecho previamente una valoración documental que permita determinar que información goza de valores primarios o secundarios y deba ser conservada por la institución, y mas si es una entidad pública. Aun cuando dejen acta de eliminación sin tener TRD o TVD que avale el procedimiento, eso indicaría simplemente asumir la responsabilidad de haber eliminado la información y podrian estar perdiendo información igualmente importante para la entidad o para la ciudadanía o usuarios externos que con posterioridad requieran de su consulta.
Muy buenos los vídeos, tengo una duda en cuanto a las eliminación de los documentos cuándo estos son solo copias del original, como se debe realizar la prueba eliminación de estos documentos
Excelente video, agradecería me pudieras indicar como se realiza un acta de eliminación para una carpeta que se encuentra en deterioro porque hace un tiempo en el lugar donde se encontraban los archivos se presentó goteras y esa carpeta se vio afectada y no tenemos copia digital para poder recuperarla.
El acta de eliminación es lo de menos, simplemente utilizas el formato de acta que tu entidad tenga implementado y desarrollas los temas, quienes asisten a la reunión, por que y bajo que motivos van a eliminar la información, si se aprobó o no el procedimiento por parte del comité de archivo, fotos de la eliminación y listo. Lo verdaderamente importante es determinar y valorar la información contenida en el expediente con biodeterioro y mas si me dices que no tienen copia digital para recuperar la información, en ese caso no deberian estar pensando en eliminarlo sino por el contrario en restaurarlo y poder migrar dicha información a otro soporte para conservarlo adecuadamente segun lo establezcan las TRD o TVD de la entidad, recuerda que la información tiene valores documentales primarios (administrativos, legal, fiscal, contable) y secundarios (historicos, científicos y culturales) por lo que deben verificar la importancia de ese expediente primero y asegurar si realmente vale la pena eliminarlo o de lo contrario es mejor conservarlo independientemente el estado de su soporte. Saludos.
Si pero solamente el AGN y los Consejos territoriales de archivo del SNA cuentan con esta instancia asesora encargada de conceptuar sobre el valor secundario de los documentos, eliminación de documentos, temas de valoración documental, evaluación y convalidacion de TRD y TVD. Dado lo anterior, a menos que trabajes en estas entidades no es que tengas que conformar dicho comité evaluador ya que de hecho ya existen. Lo que se debe hacer y de ser necesario es solicitar concepto previo a esas instancias para tener una mayor certeza de que se esten haciendo las cosas bien. Saludos.
Hola, janna los conceptos que mencionas son nuevos para mi, no los había escuchado o referenciado antes con lecturas y normatividad expedida en materia de archivos, el de microevaluacion suena como a un tipo de evaluación a la minucia o muy específica de ahí el término "micro" y por otra parte macro valoración suena a grandes cantidades o a gran escala pero no es evaluación sino valoración que ya es otro concepto diferente. Te agradecería si me pudieses compartir de que fuente sacaste los conceptos para poder aprender de ellos. Saludos
No deben eliminar nada si no tienen instrumentos archivisticos que lo aprueben o que se haga un proceso de valoración Documental juicioso, lo único que se puede eliminar mediante acta son los documentos de apoyo
Si señor, soy profesional en ciencias de la información y la documentación, biblioteca y archivística... Y si la universidad del Quindío tiene pregrado en modalidad virtual. 🤙
hola, muchas gracias he aprendido mucho con tus videos, tengo una duda, una serie simple se archiva en una sola carpeta?o seria una carpeta para varias series simples?
Todo depende del volúmen de información no necesariamente debe ir en una o varias, ambas opciones son posibles, por ejemplo puedes tener una serie documental simple como las RESOLUCIONES pero resulta que en el año 2021 se produjeron 500 resoluciones de un folio cada una, asi sea una serie simple vas a tener que abrir 3 carpetas por que la capacidad maxima de folios es de 200 folios por carpeta, entonces vas a tener primera carpeta de resoluciones 200 folios, segunda de 200 y tercera de 100. Todo depende siempre del volúmen de información pero la diferencia es que cuando es serie documental simple la foliacion va independiente por carpeta y cuando es compleja va de forma consecutiva o continua.
Hola Yesika, Claro la norma mencions algunas cosas básicas, pero en aspectos de forma en cuanto a márgenes y eso, mas no de componentes escenciales de un acta, a eso me refiero con que no existe una norma que indique como hacerla, por ejemplo si un acta debe contener fecha de elaboración,numero de acta, de cuantos digitos, si debe tener anexo un listado de asistentes o interno en la misma acta, si se debe indicar los temas a tratar, la verificación de quórum, si debe contener un espacio para los compromisos de la reunión etc. A esos componentes me refiero. No obstante como tú lo indicas la GTC 185 es una muy buena referencia para la producción documental. Muchas gracias por tu comentario y por ampliar mas la información compartida. Saludos.
@@rosaam5267 Claro que si, la gestión documental no solo son normas y requisitos, también esta pensada para la eficiencia administrativa y el cuidado del medio ambiente.
Genial, esa norma indica parámetros para la producción de documentos a nivel de márgenes medidas tipo de letra etc, mas no define exactamente que aspectos debe llevar un acta en cuanto a sus componentes internos, no de forma en márgenes y eso, sino de como estructurar el acta como tal es decir que defina los componentes minimos como por ejemplo, fecha, verificación del quórum, temas a tratar, listado de asistentes, anexos etc. Aun asi es un lineamiento de gran ayuda, gracias por tu comentario.
Si deseas o necesitas ayuda personalizada en temas de gestión documental, pregunta por mi asesoría en archivística, en donde podremos abordar temas como:
- Asistencia técnica y visitas de acompañamiento.
- Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD.
- Organización de Archivos y transferencias primarias.
- Diseño y/o diagramación de formatos de gestión documental.
- Entre otros temas.
Coméntame tu caso a mi correo electrónico: luis.unigarro1003@gmail.com
Soy profesional del área de la salud, debía organizar el archivo y llenar formatos basados en las directrices del Archivo General de la Nación. Recibí una asesoría de parte de Luis Eduardo que fue de muy alta calidad. No tuve necesidad de contratar a nadie, pues con sus directrices pudé realizar Yo misma el trabajo.
Buen día Luis, excelente información gracias, quisiera que compartieras un video con enfoque de eliminación de medios magneticos, como se debe hacer esta y su normatividad de respaldo.
Se le extraña por este medio compa. Cuándo nos regalaría unas sesiones de actualizacion y conceptualizacion documental.
Gracias por el mensaje, no me he motivado a seguir subiendo contenido al respecto. Igual gracias por comentar y por el apoyo 🙂
Excelente video, muy clara la información. Muchas gracias
Gracias 😁
Hola! Muy agradecida por sus videos. Tengo una pregunta si en una entidad no han aprobado las TRD ni TVD como se toma decisiones para eliminar documentos y si igualmente se levanta un acta
La recomendación sería abstenerse de eliminar información sin haber hecho previamente una valoración documental que permita determinar que información goza de valores primarios o secundarios y deba ser conservada por la institución, y mas si es una entidad pública.
Aun cuando dejen acta de eliminación sin tener TRD o TVD que avale el procedimiento, eso indicaría simplemente asumir la responsabilidad de haber eliminado la información y podrian estar perdiendo información igualmente importante para la entidad o para la ciudadanía o usuarios externos que con posterioridad requieran de su consulta.
Exelente información, muchas gracias.
Con mucho gusto 😊
Gracias Luis excelente video
Hola Jennifer, gracias 😁
Cordial saludo, una consulta no cuentas con un tutorial de conformación del equipo de comité de Archivo
gracias muy comprendidos, una pregunta como o en base a que se codifica se le da a la seccion.
Gracias, clara la información.
Gracias por comentar, con todo gusto
Muy buenos los vídeos, tengo una duda en cuanto a las eliminación de los documentos cuándo estos son solo copias del original, como se debe realizar la prueba eliminación de estos documentos
Si son copias, son documentos de apoyo, simplemente con un acta de eliminación se deja la constancia y listo. No hay necesidad de llevar a comité.
Excelente video, agradecería me pudieras indicar como se realiza un acta de eliminación para una carpeta que se encuentra en deterioro porque hace un tiempo en el lugar donde se encontraban los archivos se presentó goteras y esa carpeta se vio afectada y no tenemos copia digital para poder recuperarla.
El acta de eliminación es lo de menos, simplemente utilizas el formato de acta que tu entidad tenga implementado y desarrollas los temas, quienes asisten a la reunión, por que y bajo que motivos van a eliminar la información, si se aprobó o no el procedimiento por parte del comité de archivo, fotos de la eliminación y listo.
Lo verdaderamente importante es determinar y valorar la información contenida en el expediente con biodeterioro y mas si me dices que no tienen copia digital para recuperar la información, en ese caso no deberian estar pensando en eliminarlo sino por el contrario en restaurarlo y poder migrar dicha información a otro soporte para conservarlo adecuadamente segun lo establezcan las TRD o TVD de la entidad, recuerda que la información tiene valores documentales primarios (administrativos, legal, fiscal, contable) y secundarios (historicos, científicos y culturales) por lo que deben verificar la importancia de ese expediente primero y asegurar si realmente vale la pena eliminarlo o de lo contrario es mejor conservarlo independientemente el estado de su soporte.
Saludos.
Excelente video
Gracias 😁
Se debería conformar el Comité Evaluador de Documentos
Si pero solamente el AGN y los Consejos territoriales de archivo del SNA cuentan con esta instancia asesora encargada de conceptuar sobre el valor secundario de los documentos, eliminación de documentos, temas de valoración documental, evaluación y convalidacion de TRD y TVD.
Dado lo anterior, a menos que trabajes en estas entidades no es que tengas que conformar dicho comité evaluador ya que de hecho ya existen. Lo que se debe hacer y de ser necesario es solicitar concepto previo a esas instancias para tener una mayor certeza de que se esten haciendo las cosas bien.
Saludos.
Muy buen video es mu interesante pero quiero saber que diferencia hay entre microevaluacion y macrovaloracion
Hola, janna los conceptos que mencionas son nuevos para mi, no los había escuchado o referenciado antes con lecturas y normatividad expedida en materia de archivos, el de microevaluacion suena como a un tipo de evaluación a la minucia o muy específica de ahí el término "micro" y por otra parte macro valoración suena a grandes cantidades o a gran escala pero no es evaluación sino valoración que ya es otro concepto diferente.
Te agradecería si me pudieses compartir de que fuente sacaste los conceptos para poder aprender de ellos. Saludos
Quisiera saber con respecto a la eliminacion documental si en la entidad no hay tvd se pueden eliminar
No deben eliminar nada si no tienen instrumentos archivisticos que lo aprueben o que se haga un proceso de valoración Documental juicioso, lo único que se puede eliminar mediante acta son los documentos de apoyo
Buenas noches, yo tengo una usted es archivista profesional... Se puede hacer virtual esa carrera gracias..
Si señor, soy profesional en ciencias de la información y la documentación, biblioteca y archivística... Y si la universidad del Quindío tiene pregrado en modalidad virtual. 🤙
hola, muchas gracias he aprendido mucho con tus videos, tengo una duda, una serie simple se archiva en una sola carpeta?o seria una carpeta para varias series simples?
Todo depende del volúmen de información no necesariamente debe ir en una o varias, ambas opciones son posibles, por ejemplo puedes tener una serie documental simple como las RESOLUCIONES pero resulta que en el año 2021 se produjeron 500 resoluciones de un folio cada una, asi sea una serie simple vas a tener que abrir 3 carpetas por que la capacidad maxima de folios es de 200 folios por carpeta, entonces vas a tener primera carpeta de resoluciones 200 folios, segunda de 200 y tercera de 100.
Todo depende siempre del volúmen de información pero la diferencia es que cuando es serie documental simple la foliacion va independiente por carpeta y cuando es compleja va de forma consecutiva o continua.
@@LuisEduardoUnigarro te agraezco mucho
@@pilarmelo5561 Gracias a ti por tomarte el tiempo de visualizar, analizar y comentar.
La norma GTC 185, nos indica cómo realizar un acta.
Hola Yesika, Claro la norma mencions algunas cosas básicas, pero en aspectos de forma en cuanto a márgenes y eso, mas no de componentes escenciales de un acta, a eso me refiero con que no existe una norma que indique como hacerla, por ejemplo si un acta debe contener fecha de elaboración,numero de acta, de cuantos digitos, si debe tener anexo un listado de asistentes o interno en la misma acta, si se debe indicar los temas a tratar, la verificación de quórum, si debe contener un espacio para los compromisos de la reunión etc. A esos componentes me refiero.
No obstante como tú lo indicas la GTC 185 es una muy buena referencia para la producción documental.
Muchas gracias por tu comentario y por ampliar mas la información compartida.
Saludos.
@@LuisEduardoUnigarro Gracias, me quedó mas claro. Saludos !!!
Hola Luis Eduardo
Hola bro =)
Buenas noches y ese papel no lo pueden reciclar para ayudara a nuestro planeta .....asi sea picado
Claro que si esa es la idea.
@@LuisEduardoUnigarro Dios te bendiga que bueno saber eso asi nos evitamos otra pandemia
@@rosaam5267 Claro que si, la gestión documental no solo son normas y requisitos, también esta pensada para la eficiencia administrativa y el cuidado del medio ambiente.
4:17 NTC 1485
Genial, esa norma indica parámetros para la producción de documentos a nivel de márgenes medidas tipo de letra etc, mas no define exactamente que aspectos debe llevar un acta en cuanto a sus componentes internos, no de forma en márgenes y eso, sino de como estructurar el acta como tal es decir que defina los componentes minimos como por ejemplo, fecha, verificación del quórum, temas a tratar, listado de asistentes, anexos etc.
Aun asi es un lineamiento de gran ayuda, gracias por tu comentario.