Si deseas o necesitas ayuda personalizada en temas de gestión documental, pregunta por mi asesoría en archivística, en donde podremos abordar temas como: - Asistencia técnica y visitas de acompañamiento. - Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD. - Organización de Archivos y transferencias primarias. - Diseño y/o diagramación de formatos de gestión documental. - Entre otros temas. Coméntame tu caso a mi correo electrónico: luis.unigarro1003@gmail.com
Excelente información, y divulgación tan bien estructurada, se ve el trabajo reflejado de un honorable archivista, felicidades men! Me pondré manos a la obra.
Hola Luis Eduardo, me puedes por favor, indicar el perfil que debe tener el profesional para elaborar las TRD en una entidad como el Concejo Municipal. Un Administrador de Empresas cumple con ese perfil? Gracias 🙏
Debe ser Archivista con tarjeta profesional vigente ante el colegio colombiano de archivistas. Y con experiencia en elaboración de TRD o TVD. Por lo que un administrador de empresas no cumple con el perfil para liberar el proyecto, podria participar o ser parte del equipo interdisciplinario, mas no el lider o quien conoce sobre la materia archivística.
Hola Luis Eduardo, en cuanto a las encuestas de unidad documental, q tan necesarias son? por q en realidad son algo extensas y engorrosas y al trabajar en campo muchos funcionarios de la empresa o entidad no te atienden arguyendo falta de tiempo y ocupaciones en sus actividades díarias, como tambien se pueden hallar algunas preguntas q ellos no entienden por q ya son algo ténicas y en algunas ocasiones no permiten avanzar en la elaboración de la TRD.
Hola Wilson desde mi perspectiva es un paso necesario para determinar varios factores de la producción documental en cada dependencia ya que nosotros como Archivistas aunque conozcamos el proceso de elaboración de TRD no conócenos en muchas ocasiones como se da la producción documental, la conformación de tipologías documentales en cada oficina, el trámite de los expedientes entre otros aspectos que sales a la luz en esa etapa de la encuesta a los productores documentales. Por lo tanto el no aplicarlas de reflejará en la calidad de la TRD O TVD que vas a elaborar y mas si son para convalidar con AGN deben ser mucho mas rigurosas en su elaboración. Si los funcionarios de la entidad no tienen tiempo o no entienden, quien lidera la encuesta les debe guiar para que es y que se busca y lo del tiempo se soluciona fácil siempre y cuando exista el apoyo de los directivos y le den la importancia a proceso de gestión documental, te aseguro que cuando tengan a un ente de control encima o esten a portas de una sanción administrativa y pecuniaria por AGN te aseguro que le sacan el tiempo para atenderte y sacar esas TRD pero todo depende de como uno como Archivista aborde el tema, lo exponga a los directivos y le de la importancia necesaria. Saludos brother 💪
Hola, gracias por comentar, toda la información esta en la web búscalo normal en Google como MiniManual 04 TRD o en la página del Archivo General de la Nación.
Excelente . gracias. Pregunta, si la empresa no maneja ni un manual de procedimiento, ni TRD, TVD, CCD, E incluso no tienen establecido que metodo de ordenación van a implementar .¿como se llegaría a manejar tal situación? Contando con el hecho que carecen de un comité disciplinario. O algún gestor documental experimentado. solamente cuenta cada siento tiempo con aprendices carentes d experiencias. este puede llegar a plantear la aplicación de todos estos procedimientos mencionados con anterioridad?.
Es complejo, pero la respuesta esta en tus mismas preguntas, la entidad debe invertir esfuerzos y presupuesto en contratar personal idoneo y mejorar la calidad de su gestión documemental antes de pensar en realizar este instrumento archivístico, asi que por lo menos en pensar en contratar un archivista titulado que los oriente y les de alternativas para solucionar las diferentes problemáticas, pero pretender que un aprendiz del SENA realice o lidere estos proyectos, no es viable desde mi punto de vista, sin desprestigiar tan buena institucion de la cual soy tecnico y tecnólogo en gestión documemental y que por lo mismo se con fundamento que no es suficiente la formación allí recibida para liderar la gestión documemental de una empresa. La empresa debe mejorar su gestión de calidad, estandarizar bien sus funciones, sus procesos, procedimientos... pura aplicación de sistema de gestión de calidad ISO9001. Ya después de ello si piensa en mejorar su gestión documemental implementando los instrumentos archivísticos.
Tengo una inquietud amigo En cuanto a la compilación normativa, qué recomiendas a la hora de buscar toda esa información, o sea quiero saber cómo haces en ese paso; ¿buscas asesoría en un experto o abogados para saber cuantas leyes y cuales son aplicables a la entidad? Se ve que toma tiempo y debe ser engorroso ver artículo por artículo. ¿Cómo realizan este proceso? ¿Cómo sabes si tienes todas la normativa completa que se aplica y no te queda una por fuera?
Hola amigo, he ahí la importancia de como te contaba anteriormente tener conformado el equipo interdisciplinario para la elaboración de la TRD entre sus integrantes el asesor jurídico es un integrante fundamental que puede aportar con sus conocimientos a la realización de esta compilación normativa. Por lo general los mismos documentos internos de la empresa en los flujogramas de procedimiento en las caracterizaciones de proceso tienen referenciada la normatividad aplicable, asimismo hay que tener en cuenta la realización de la encuesta a los productores documentales de la información donde también se obtiene información relevante a cerca de el marco normativo que aplica para la producción de los documentos, son varios factores que apoyan esa gestión pero como tal no hay un momento como tu indicas de saber si estan todas las normas o no.
Hola amigo, lo mejor es contar con un equipo interdisciplinario, liderado siempre por un profesional en Archivística, titulado y con registro profesional ante el Colegio Colombiano de Archivistas.
Hola ;) si es una entidad pública y administran recursos públicos estan obligados por la Ley 594 de 2000 y demas disposiciones emanadas por el AGN a cumplir con todos los requisitos de TRD. Por otra parte si son sector privado, pueden aplicar o tomar los que mas consideren convenientes para su empresa o institución.
Hola amigo, el editable yo lo fabrique te lo puedo vender si deseas ya que fue esfuerzo propio por diseñarlo, si estas interesado escríbeme a mi correo: luis.unigarro1003@gmail.com o puedes consultarlo en el mini manual 04 de AGN la versión en PDF.
Hola, Luis Eduardo. Me puedes por favor ayudar con la siguiente duda: en que instrumento archivistico se puede observar las funciones de la organiza la razón de ser, etc etc , CCD, TRD o TVD de estos tres instrumentos el mas importante son CCD? Muchas gracias
Hola Alexis, las funciones o razón de ser como tal de la empresa no se evidencian específicamente en esos instrumentos archivisticos, mas bien son reflejo de la producción documental de cada dependencia producto del desarrollo de esas funciones, pero hasta ahí. Depronto en el PDG si podríamos observar algo de la razón de ser de la empresa y las funciones, junto con la política de gestion documental y sus objetivos procesos etc. En cuanto a la importancia de los CCD, las TRD o TVD no es que uno sea mas importante que el otro, de hecho todos son importantes solamente que cada uno tiene su funcionalidad específica para la gestión documental de la empresa y cumplen un rol indispensable.
Hola ¿Has hecho algún trabajo sobre la formulación de un programa de gestión documental? Podrías publicarlo paso por paso así como has hecho con el tema de las TRD
Una general de toda la oficina, de esas debe haber una (1) por oficina existente en el organigrama. Y una (1) por cada unidad documental identificada en cada oficina, es decir por cada subserie documental, de una misma dependencia.
Hola Luis Eduardo. Tengo una duda surgida de un cuestionario de estudio. Me preguntan que si "la elaboración de la TRD puede hacerse directamente o debe tenerse en cuenta otro instrumento?" y como opciones de respuesta me da: Listas de chequeo de expedientes, listados maestros de documentos, inventarios documentales y cuadros de clasificación documental. Me podrías ayudar aclarándome cual sería?. Como siempre te agradezco tu colaboración.
Listados maestros de documentos podria ser para saber que producción documental hay en cada dependencia, pero también es viable los cuadros de clasificación documental que yo creo que es la respuesta acertada ya que en la pregunta dice "si se debe tener en cuenta otro INSTRUMENTO" y pues los CCD son un instrumento archivistico necesario para elaborar TRD o bueno que uno elabora en el proceso de TRD
Hola Me gustan tus vídeos Tengo una pregunta ¿Cuál es el límite de un auxiliar de archivo, es decir hasta donde llegan las funciones de un auxiliar de archivo?
Es complejo, digamos que el deber ser es que sean funciones asistenciales, un poco mas mecanicas y de ejecución en la organización documental pero que no lleven a la toma de desiciones como por ejemplo elaboración de instrumentos archivisticos, pero pues del dicho al hecho hay mucho trecho... Hay entidades que contratan personal sin estudios en Archivística y con cargos de auxiliar de archivo y los ponen a capacitar, hacer TRD, TVD, PGD Etc...
Si deseas o necesitas ayuda personalizada en temas de gestión documental, pregunta por mi asesoría en archivística, en donde podremos abordar temas como:
- Asistencia técnica y visitas de acompañamiento.
- Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD.
- Organización de Archivos y transferencias primarias.
- Diseño y/o diagramación de formatos de gestión documental.
- Entre otros temas.
Coméntame tu caso a mi correo electrónico: luis.unigarro1003@gmail.com
Gracias Luis por compartir tus conocimientos cualquier duda te escribo !!
@@mariaangelicaescobarolaya3616 vale, para servirte
Luis, gracias por tu explicación y el tiempo que tomas en hacer estos completos videos.
Excelente información, y divulgación tan bien estructurada, se ve el trabajo reflejado de un honorable archivista, felicidades men! Me pondré manos a la obra.
Gracias por tu comentario y apoyo bro, saludos y muchos éxitos
Excelente, muchas gracias.
Con gusto 😊
gracias por tus videos me han servido bastante muchas gracias.
Genial, esa es la idea. Éxitos
Excelente expliacion, gracias.
Mil gracias por tu apoyo !
Con gusto 😊
Hola Luis Eduardo, me puedes por favor, indicar el perfil que debe tener el profesional para elaborar las TRD en una entidad como el Concejo Municipal. Un Administrador de Empresas cumple con ese perfil? Gracias 🙏
Debe ser Archivista con tarjeta profesional vigente ante el colegio colombiano de archivistas. Y con experiencia en elaboración de TRD o TVD. Por lo que un administrador de empresas no cumple con el perfil para liberar el proyecto, podria participar o ser parte del equipo interdisciplinario, mas no el lider o quien conoce sobre la materia archivística.
Hola Luis Eduardo, en cuanto a las encuestas de unidad documental, q tan necesarias son? por q en realidad son algo extensas y engorrosas y al trabajar en campo muchos funcionarios de la empresa o entidad no te atienden arguyendo falta de tiempo y ocupaciones en sus actividades díarias, como tambien se pueden hallar algunas preguntas q ellos no entienden por q ya son algo ténicas y en algunas ocasiones no permiten avanzar en la elaboración de la TRD.
Hola Wilson desde mi perspectiva es un paso necesario para determinar varios factores de la producción documental en cada dependencia ya que nosotros como Archivistas aunque conozcamos el proceso de elaboración de TRD no conócenos en muchas ocasiones como se da la producción documental, la conformación de tipologías documentales en cada oficina, el trámite de los expedientes entre otros aspectos que sales a la luz en esa etapa de la encuesta a los productores documentales. Por lo tanto el no aplicarlas de reflejará en la calidad de la TRD O TVD que vas a elaborar y mas si son para convalidar con AGN deben ser mucho mas rigurosas en su elaboración.
Si los funcionarios de la entidad no tienen tiempo o no entienden, quien lidera la encuesta les debe guiar para que es y que se busca y lo del tiempo se soluciona fácil siempre y cuando exista el apoyo de los directivos y le den la importancia a proceso de gestión documental, te aseguro que cuando tengan a un ente de control encima o esten a portas de una sanción administrativa y pecuniaria por AGN te aseguro que le sacan el tiempo para atenderte y sacar esas TRD pero todo depende de como uno como Archivista aborde el tema, lo exponga a los directivos y le de la importancia necesaria.
Saludos brother 💪
Hola muy buenos días, muy buena la información esta muy detallada me gustó mucho, y donde puedo conseguir ese minimanual.
Hola, gracias por comentar, toda la información esta en la web búscalo normal en Google como MiniManual 04 TRD o en la página del Archivo General de la Nación.
Excelente . gracias.
Pregunta, si la empresa no maneja ni un manual de procedimiento, ni TRD, TVD, CCD, E incluso no tienen establecido que metodo de ordenación van a implementar .¿como se llegaría a manejar tal situación? Contando con el hecho que carecen de un comité disciplinario. O algún gestor documental experimentado.
solamente cuenta cada siento tiempo con aprendices carentes d experiencias. este puede llegar a plantear la aplicación de todos estos procedimientos mencionados con anterioridad?.
Es complejo, pero la respuesta esta en tus mismas preguntas, la entidad debe invertir esfuerzos y presupuesto en contratar personal idoneo y mejorar la calidad de su gestión documemental antes de pensar en realizar este instrumento archivístico, asi que por lo menos en pensar en contratar un archivista titulado que los oriente y les de alternativas para solucionar las diferentes problemáticas, pero pretender que un aprendiz del SENA realice o lidere estos proyectos, no es viable desde mi punto de vista, sin desprestigiar tan buena institucion de la cual soy tecnico y tecnólogo en gestión documemental y que por lo mismo se con fundamento que no es suficiente la formación allí recibida para liderar la gestión documemental de una empresa.
La empresa debe mejorar su gestión de calidad, estandarizar bien sus funciones, sus procesos, procedimientos... pura aplicación de sistema de gestión de calidad ISO9001. Ya después de ello si piensa en mejorar su gestión documemental implementando los instrumentos archivísticos.
Ñ
Tengo una inquietud amigo
En cuanto a la compilación normativa, qué recomiendas a la hora de buscar toda esa información, o sea quiero saber cómo haces en ese paso; ¿buscas asesoría en un experto o abogados para saber cuantas leyes y cuales son aplicables a la entidad? Se ve que toma tiempo y debe ser engorroso ver artículo por artículo. ¿Cómo realizan este proceso? ¿Cómo sabes si tienes todas la normativa completa que se aplica y no te queda una por fuera?
Hola amigo, he ahí la importancia de como te contaba anteriormente tener conformado el equipo interdisciplinario para la elaboración de la TRD entre sus integrantes el asesor jurídico es un integrante fundamental que puede aportar con sus conocimientos a la realización de esta compilación normativa. Por lo general los mismos documentos internos de la empresa en los flujogramas de procedimiento en las caracterizaciones de proceso tienen referenciada la normatividad aplicable, asimismo hay que tener en cuenta la realización de la encuesta a los productores documentales de la información donde también se obtiene información relevante a cerca de el marco normativo que aplica para la producción de los documentos, son varios factores que apoyan esa gestión pero como tal no hay un momento como tu indicas de saber si estan todas las normas o no.
¿Un trabajo de clasificación documental o de elaboración de la trd los pueden realizar una persona o es conveniente un equipo?
Hola amigo, lo mejor es contar con un equipo interdisciplinario, liderado siempre por un profesional en Archivística, titulado y con registro profesional ante el Colegio Colombiano de Archivistas.
Buenas tatdes .aplica todos los puntos de copilacion documental para un colegio de 140 estudiantes?
Muchas gracias por su respuesta
Hola ;) si es una entidad pública y administran recursos públicos estan obligados por la Ley 594 de 2000 y demas disposiciones emanadas por el AGN a cumplir con todos los requisitos de TRD.
Por otra parte si son sector privado, pueden aplicar o tomar los que mas consideren convenientes para su empresa o institución.
@@LuisEduardoUnigarro mil gracias!
Buen dia me puedes facilitar el formato de encuesta editable, ya que no logro encontrarlo en la web gracias
Hola amigo, el editable yo lo fabrique te lo puedo vender si deseas ya que fue esfuerzo propio por diseñarlo, si estas interesado escríbeme a mi correo: luis.unigarro1003@gmail.com o puedes consultarlo en el mini manual 04 de AGN la versión en PDF.
Hola, Luis Eduardo. Me puedes por favor ayudar con la siguiente duda: en que instrumento archivistico se puede observar las funciones de la organiza la razón de ser, etc etc , CCD, TRD o TVD de estos tres instrumentos el mas importante son CCD? Muchas gracias
Hola Alexis, las funciones o razón de ser como tal de la empresa no se evidencian específicamente en esos instrumentos archivisticos, mas bien son reflejo de la producción documental de cada dependencia producto del desarrollo de esas funciones, pero hasta ahí.
Depronto en el PDG si podríamos observar algo de la razón de ser de la empresa y las funciones, junto con la política de gestion documental y sus objetivos procesos etc.
En cuanto a la importancia de los CCD, las TRD o TVD no es que uno sea mas importante que el otro, de hecho todos son importantes solamente que cada uno tiene su funcionalidad específica para la gestión documental de la empresa y cumplen un rol indispensable.
@@LuisEduardoUnigarro Hola muchas gracias...
@@alexisyoris5707 Con gusto
Amigo hágase un videito de transferencias primarias y secundarias, por fa
Hola
¿Has hecho algún trabajo sobre la formulación de un programa de gestión documental? Podrías publicarlo paso por paso así como has hecho con el tema de las TRD
Excelente información Luis Eduardo. Pregunta, las encuestas se realizan...por cada serie documental ??
Una general de toda la oficina, de esas debe haber una (1) por oficina existente en el organigrama.
Y una (1) por cada unidad documental identificada en cada oficina, es decir por cada subserie documental, de una misma dependencia.
Eso de medicion de archivo no lo tengo muy claro.
Depende del nivel del empleo, funciones, ejes temáticos de las pruebas, pero por lo generar los conocimientos básicos de gestión documental.
Hola Luis Eduardo. Tengo una duda surgida de un cuestionario de estudio. Me preguntan que si "la elaboración de la TRD puede hacerse directamente o debe tenerse en cuenta otro instrumento?" y como opciones de respuesta me da: Listas de chequeo de expedientes, listados maestros de documentos, inventarios documentales y cuadros de clasificación documental. Me podrías ayudar aclarándome cual sería?. Como siempre te agradezco tu colaboración.
Listados maestros de documentos podria ser para saber que producción documental hay en cada dependencia, pero también es viable los cuadros de clasificación documental que yo creo que es la respuesta acertada ya que en la pregunta dice "si se debe tener en cuenta otro INSTRUMENTO" y pues los CCD son un instrumento archivistico necesario para elaborar TRD o bueno que uno elabora en el proceso de TRD
@@LuisEduardoUnigarro Vale perfecto, estaba dudando precisamente entre esas dos. Muchísimas gracias Luis Eduardo:)
@@sandramendezz Con gusto 😊
Hola
Me gustan tus vídeos
Tengo una pregunta ¿Cuál es el límite de un auxiliar de archivo, es decir hasta donde llegan las funciones de un auxiliar de archivo?
Es complejo, digamos que el deber ser es que sean funciones asistenciales, un poco mas mecanicas y de ejecución en la organización documental pero que no lleven a la toma de desiciones como por ejemplo elaboración de instrumentos archivisticos, pero pues del dicho al hecho hay mucho trecho... Hay entidades que contratan personal sin estudios en Archivística y con cargos de auxiliar de archivo y los ponen a capacitar, hacer TRD, TVD, PGD Etc...