Método Kanban personal

Método Kanban personal nos ayuda a organizarnos de forma individual, enfocándonos a prioridades y manteniendo una visión global de la dedicación de nuestro tiempo.
KANBAN consiste en una tabla con varias columnas en las que planificamos la secuencia en que vamos realizando las tareas.
Tiene las siguientes propiedades que permiten que seamos más productivos y tengamos la sensación de que aprovechamos más el tiempo manteniéndonos en equilibrio:
- Visión general de nuestra actividad, reduciendo de esa manera la ansiedad que genera la falta de control. En este aspecto es complementario a la agenda, que utiliza como referencia el calendario, pero que no permite obtener una visión global de lo pendiente, lo que está en marcha y lo realizado
- Centrarnos en las tareas más importante en cada momento, sin sobrecargar cada fase de la actividad. Por ello es recomendable establecer límites en el número de tareas en cada fase, en particular en el número de actividades en marcha
- Valorar en qué medida conseguimos completar las tareas que emprendemos, pudiendo observar cuántas tareas hemos sido capaces de culminar en un periodo determinado
Las columnas que solemos incluir en nuestro KANBAN son:
- Tareas futuras
- Tareas prioritarias
- Tareas en marcha
- Tareas para hoy
- Tareas completadas
KANBAN puede sofisticarse para ayudarnos a organizar nuestras tareas más eficazmente, por ejemplo asignando distintos colores en función de si las tareas son individuales, familiares, del equipo, de desarrollo, comerciales, etc.
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También podemos asignar alarmas a las tareas para que nos avisen si no han sido comenzadas o realizadas a partir de cierta fecha, o vincular nuestro KANBAN con el de otras personas de nuestro equipo para mantenernos coordinados.
KANBAN siempre te da opciones de qué nuevas actividades emprender una vez que hemos liberado tiempos al completar una tarea y va a experimentar un notable cambio cuando nos enfrentemos a un cambio relevante de nuestras funciones, prioridades u objetivos.
La columna de Completado te permite realizar una evaluación del tipo de tareas y volumen de actividades finalizadas de forma objetiva.
Asimismo, cuando una tarea se encuentra durante mucho tiempo en una misma columna es interesante analizar a qué se debe, para prevenir bloqueos o una planificación incorrecta. Si la actividad está en la columna de Futuras es más probable y no tiene por qué suponer una distorsión, pero en cualquier caso no viene mal preguntarse si estamos sacrificando algo importante o que nos aporta satisfacción.
Algo similar ocurre en la columna de prioritarias (“to-do”), analiza a qué se debe que una tarea “no avance”:
- Que no sea tan importante
- Que antes debamos avanzar en otras tareas
- Que no contamos con los recursos o información necesarios
- Que no nos agrada
- Que puede generar conflictos
Si el bloqueo surge en la columna de En marcha puede ser porque ha surgido algún inconveniente no previsto.
Si el bloqueo surge en la columna de Hoy probablemente se debe a que finalmente no hemos tenido el tiempo necesario.
Particularmente yo actualizo mi Kanban regularmente, me aporta una óptima sensación de control sobre mi actividad y me permite ir modelando mi dedicación de tiempo en función de las prioridades de cada momento sin dejar de lado ninguna de las facetas de mi vida.
Soy Iñaki Aliende director de www.EstrategiayPersonas.com y autor de este canal.
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