Easoft kokemuksia, Hämeen Huoltoteam Oy

Hämeen Huoltoteam Oy on kiinteistöhuoltoalan yritys, joka toimii Lahti - Vääksy - Heinola alueella. Noora ja Joni Moilanen pyörittävät Hämeen Huoltoteamia nykyään Easoft Firasorin - kiinteistöhuoltoalan toiminnan ohjausjärjestelmän - avulla.
“Meillä on kiinteistöhuoltoalan yritys, niin me käytetään sitä työn ohjauksessa ja myös laskutuksessa.”
Noora on yrityksen toimitusjohtaja ja Joni toimii huollon esimiehenä. Hämeen huoltoteamissa koetaan, että Firasor on auttanut pitämään liiketoiminnan kannattavana ja helpottanut heidän molempien elämää kovasti:
“Kyllähän se varmasti toimii kaikille, tietenkin me tehdään kiinteistöhuoltoa niin sanotaan, että yrityksille, mitkä tekee kiinteistöhuollon tyyppisiä palveluita. Kiinteistöhuoltoalalla on niin paljon sellaista merkattavaa lisätyötä, mikä pitää saada muistiin ja helposti laskutukseen, niin kyllä se helpottaa ihan valtavasti”, toteaa Noora painokkaasti.
“Varsinkin jos on paljon työntekijöitä, jotka tekee erilaisia keikkajuttuja, niin he saa siellä paikan päällä sen saman tien merkattua eteenpäin ja se menee sit suoraan laskutukseen. Et se on… sanotaanko kulta-aarre, jota ei suositella meidän kilpailijoille”, irvailee Noora hymyssä suin.
Kiinteistöhuoltoalalla helpottaa paljon, jos käytössä on yksi järjestelmä, joka toimii sekä huoltokirjatoiminnassa että liikevaihdon muuhun hallintaan.
Hämeen Huoltoteam käytti aiemmin toista järjestelmää huoltokirjatoiminnassa, mutta Firasorin myötä sekä huoltotyöt että laskutus ja muu liiketoiminnan hallinta hoituu samalla ohjelmalla:
“Oikeastaan vaihdettiin sen takia ku sen edellisen ohjelmiston myyntimies siirtyi Firasorille niin ja hän sit osas kertoa, että tää on niinku kehittyneempi versio, - että pystytään saamaan lisää eri osa-alueita käyttöön. Ainakin tähän mennessä ollaan erittäin tyytyväisiä oltu, että tehtiin tämä ratkaisu.”
Myös Firasor on ollut käytössä jo aiemmin, mutta vain osittain. Paljon lisätyötä tuli siitä, että yrityksessä käytettiin useita, osin päällekäisiä järjestelmiä, eivätkä tiedot siirtyneet automaattisesti järjestelmästä toiseen:
“Meillähän oli Firasor käytössä jo tässä aiemmin, mutta sitä käytti pääasiassa tuolla Heinolan päässä työmiehet. Firasorin palvelu ei ollut meillä täysin hyödynnetty, koska meillä ei ollut rajapintoja siinä vaiheessa meidän kirjanpitojärjestelmään, niin se teetti yllättävän paljon vielä töitä. Manuaalisesti koottiin tiedot sieltä Firasorista. Toisaalta se oli hyvä, koska ne oli siellä tallessa.”
Firasorin käyttö oli siis tässä vaiheessa jo tehnyt tärkeän muutoksen sen suhteen, että töistä oltiin kartalla:
“Aikaisemmin ei ollut tallennettu muuta kun työntekijöiden varaan”, naurahtaa Noora.
“Nyt sitten keväällä kun otettiin tää (Firasor) kokonaan käyttöön ja otettiin käyttöön uusi kirjanpito-ohjelma, johon saatiin rajapinta. Nähtiin se potentiaali siinä, että kun me saadaan tää nyt vaan puskettua läpi, niin se tulee helpottamaan.”
Sitaatti: “Tää on ollut kyllä semmonen iso tekijä sille, että on saatu jatkaa liiketoimintaa.”
Nooran mukaan Easoft Firasorin ottaminen käyttöön on ollut liiketoiminnan pelastus.
“On ollut kyllä semmonen iso tekijä sille, että on saatu jatkaa liiketoimintaa.”
Uuden ohjelman käyttöönotto on iso päätös - siirtymisvaiheeseen tulee saada riittävä tuki ohjelmistoyhtiöltä
Mikä on Moilasen pariskunnan kokemus uuteen ohjelmaan siirtymisvaiheesta?
“Laskutustoimea me ollaan tässä kevään aikana otettu sisään ja nyt se sitten on ollut aktiivisesti toiminnassa - tai ihan pääsääntöisesti”, kertoo Joni.
“Ainahan kaikessa uudessa on haasteita, mutta yllättävän hyvin se kuitenkin on mennyt. Vaatinut tietenkin kovasti työtä. Sihteerin kanssa sitä tietoa ollaan sinne syötetty ja kyllä ihan positiivisin mielin ollaan oltu.”
"Meillä on jonkun ajan päässä nyt tulossa sellainen lisäkoulutus, et saadaan vähän apua sieltä ja otetaan vähän lisää toimintoja käyttöön.”
Kun uusi ohjelma otetaan osaksi arkea, saattaa ilmetä ongelmia tai kysymyksiä vielä jälkeenpäin. Vaikka avun pyytäminen saattaa jopa jännittää, se kannattaa:
“Firasorin ohjelmisto on laaja. Tässä tuli esiin, että oli jotain täppiä, mitkä oli jäänyt täppäämättä ja siinä kesti hetki ennen kun saatiin ne ratkaistua. Meidän taloushallinnon assistentti oli kyllä iso tekijä siinä, että hän uskalsi soittaa ja kysyä ja uskalsi vaivata. Ei Firasorin henkilökunta siitä suuttunut vaikka vaivattiin”, Noora naurahtaa.
Sekä Joni että Noora antavat ison kiitoksen siitä, että Easoftilla asiakkaita autetaan aktivisesti ja vastassa on oikea ihminen:
“Mä tykkään, että Easoftilla on aktiivista toimintaa asiakkaiden suhteen. Se on iso plussa, että voidaan tehdä töitä ihmisten kanssa, eikä vaan jonkun ohjelmiston tai koneen kanssa. Nykyäänhän vähän ollaan siirrytty siihen, että kaikki hoidetaan tietokoneen kautta tai sähköpostilla, mutta et se, että tässä on niinku pidetty tää puoli, niin se on se tärkeä osa asiakassuhteiden hoitamista”, Joni pohtii.