Datenschutzkonforme Personalaktenführung

Personalakten und Datenschutz: Wichtige Hinweise und Praxisbeispiele
Personalakten enthalten zahlreiche personenbezogene Daten und unterliegen daher strengen Datenschutzvorschriften, sowohl in elektronischer als auch in Papierform.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Personalakten sollen vollständige Auskünfte über den Arbeitnehmer und seine Laufbahn geben. Einmal aufgenommene Informationen dürfen nicht ohne weiteres entfernt werden. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Angaben korrekt und sachlich richtig sind.
- Dienstleister-Management: Bei der Nutzung von Personalmanagementsoftware durch externe Dienstleister ist deren Zuverlässigkeit zu prüfen. Mehr: • Mit welchen Unternehme...
- Auskunftsrecht: Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine in der Personalakte hinterlegten Daten einzusehen und falsche oder unzulässige Daten löschen, sperren oder berichtigen zu lassen.
- Aufbewahrung und Zugriff: Personalakten sind sicher und nicht allgemein zugänglich aufzubewahren, idealerweise mit einem Schloss. Der Kreis der zugriffsberechtigten Personen sollte so klein wie möglich gehalten werden. Mehr. • Berechtigungskonzept: ...
- Krankmeldungen und Abwesenheiten: Krankheits- und Urlaubszeiten sollten als "außer Haus" gekennzeichnet werden, ohne den Grund zu detaillieren. Krankmeldungen sind separat aufzubewahren.
- Löschkonzept: Seit Inkrafttreten der DSGVO sind verschärfte Löschpflichten zu beachten. Ein Löschkonzept hilft, diverse Fristen einzuhalten und Haftungsrisiken zu minimieren. Mehr: • DSGVO: Löschung von Mi...
Fazit
- Zuverlässige Dienstleister: Unternehmen sollten zuverlässige Dienstleister für das Personalmanagement auswählen.
- Berechtigungsmanagement: Ein eng gefasster Kreis von Personen mit Zugriff auf Personalakten wahrt die Vertraulichkeit.
- Löschkonzept: Ein umfassendes Löschkonzept für alle personenbezogenen Daten im Unternehmen ist essenziell.
Durch diese Maßnahmen wird ein verantwortungsbewusster Umgang mit Personalakten gewährleistet.
Referent: Dr. Sebastian Kraska, IITR Datenschutz GmbH, www.iitr.de
Weiterführende Links:
// Einsatz von Dienstleistern und der Datenschutz: • Mit welchen Unternehme...
// Wie lange darf ich Personaldaten speichern: • DSGVO: Löschung von Mi...
// Berechtigungsmanagement: • Berechtigungskonzept: ...
// Websperren: Große deutsche Provider blockieren Schattenbibliothek Sci-Hub - www.heise.de/news/Websperren-...
Kapitel für die schnellere Navigation:
0:00 Begrüßung Café Datenschutz
0:34 Einführung und Bedeutung der Datenschutzvorgaben
1:38 Inhalte der Personalakte
2:19 Praxisthemen: Berechtigungskonzept und Zugriffsrechte sowie Löschkonzept und Aufbewahrungspflichten
4:28 Schlussfolgerungen und Fazit
5:16 News: Websperren: Große deutsche Provider blockieren Schattenbibliothek Sci-Hub

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1:38 Inhalte der Personalakte
2:19 Praxisthemen: Berechtigungskonzept und Zugriffsrechte sowie Löschkonzept und Aufbewahrungspflichten
4:28 Schlussfolgerungen und Fazit
5:16 News: Websperren: Große deutsche Provider blockieren Schattenbibliothek Sci-Hub