✨ La Solution Ultime pour la Gestion des Demandes, des Signalements et Remontées du Terrain !

Lorsqu’on exploite des infrastructures, il est capital d’avoir des remontées régulières du terrain pour assurer leur maintenance. C'est une des principales problématiques des services techniques. Sans centralisation, un traitement efficace est quasi impossible et devient très chronophage.
De quoi parle-t-on ?
De la remontée de toutes les difficultés et problèmes rencontrés dans les infrastructures par vos collaborateurs :
- Fuite d’eau
- Panne d’éclairage
- Vitre cassée
- Problème de chauffage
- etc.
Qui sont signalés sur de multiples canaux :
- Téléphone
- Emails
- SMS
- Une conversation dans un couloir...
Et tous les services sont concernés :
- Bâtiments
- Voirie
- Espaces verts
- Informatique
- etc.
Les problématiques
Des canaux multiples :
- La demande n’est pas forcément transmise à la bonne personne.
- La demande peut être répétée plusieurs fois par différentes personnes constatant le même problème.
- Si ce n’est pas une urgence absolue, le téléphone dérange la personne et l’oblige à interrompre sa tâche en cours.
- Il est très compliqué de trier et faire ressortir les vraies urgences.
Des demandes et remontées incomplètes qui doivent être précisées :
- Bien souvent, il faut demander des informations complémentaires aux demandeurs, rapidement perdues dans les échanges mails ou, pire, sans aucune trace par téléphone.
- Parfois, il est nécessaire de demander conseil à un collaborateur, mais il est compliqué de lui transmettre toutes les informations.
- Il est très difficile de demander des photos et de les partager pour préciser la demande.
- Les agents multiplient les déplacements sur le terrain car ils n’ont pas le bon matériel ou la demande n’était pas suffisamment claire.
Très difficile d’assurer le suivi :
- Sans ressaisie des demandes dans un Excel, il est impossible d’assurer le suivi.
- Si l’un des agents est absent ou en congé, il est très compliqué de communiquer toutes les informations à son remplaçant, qui doit souvent recontacter le demandeur.
Pas d’information sur l’avancement et de visibilité pour les demandeurs :
- Si l’on n’informe pas les demandeurs, ils sont agacés et ont l’impression que l’on n’intervient pas.
- Le traitement d’une demande implique de nombreuses étapes (devis envoyé, intervention programmée, etc.) et il faut tenir informé le demandeur.
Impossible de quantifier le nombre de demandes :
- Les équipes ne se rendent pas compte du volume de travail effectué.
- Quantifier permet d’ajuster les effectifs alloués aux services.
- Cela ne permet pas de valoriser le travail effectué.
Les solutions avec Hop-place :
- Remontée des demandes et signalements depuis un poste (application web) ou directement du terrain (application mobile).
(et encore plus rapide avec l’identification par QR-Code).
- Centralisation sur une plateforme unique.
- Catégorisation et priorisation des demandes.
- Envoi direct au bon service.
- Échanges et discussions instantanées dans le contexte, avec invitation rapide des collaborateurs concernés.
- Envoi de photos et pièces jointes.
- Notifications automatiques des avancements.
- Historique complet des actions et de tous les échanges.
- Identification ultra rapide grâce au QR Code
- Statistiques par services, bâtiments et équipements.
Les résultats :
Amélioration de la qualité des services :
- Gain de temps : permet aux collaborateurs de rester concentrés sur leurs tâches opérationnelles.
- Collaboration : réduction des frictions entre collaborateurs grâce à une information constante.
- Efficacité : permet de se concentrer sur les vraies urgences.
- Visibilité : une vision en temps réel des demandes.
- Management : permet d’identifier les difficultés pour aider à les résoudre.
Allongement de la durée de vie des infrastructures :
- Faciliter les remontées permet d’intervenir plus rapidement et réduit considérablement les risques de dégradations.
- Identifier les problèmes récurrents permet d’anticiper et d’agir avant un remplacement.
Réduction des coûts :
Gain de temps, fidélisation des collaborateurs et préservation des infrastructures assurent un retour sur investissement rapide et permettent une réduction considérable des coûts de maintenance.
En chiffres :
Grâce à Hop-place, nos clients ont réduit les temps de traitement des demandes de plus de la moitié !
Sans solutions de centralisation, le temps nécessaire pour un traitement optimal d’une demande est en moyenne de 46 minutes (en comptant tous les échanges nécessaires, le suivi, et la communication avec le demandeur).
Avec Hop-place, il passe à 22 minutes. Soit, sur un volume moyen de 10 demandes par jour :
- 72 heures / mois économisées
+ une qualité de suivi et de traitement maximale.
2 semaines de travail d’un collaborateur / mois !
Mais ce n’est pas tout, Hop-place vous permet également de gérer et centraliser d’autres types de demandes :
- Des suggestions d’améliorations
- Des souhaits de réaménagement d’un espace
- etc.
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