Bezpieczeństwo cyfrowe w organizacjach pozarządowych to nie tylko skomplikowane systemy i zaszyfrowane serwery. Często problemy są znacznie bardziej prozaiczne, ale właśnie przez to niebezpieczne. Wiele z nich wynika z codziennych nawyków, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji.
Jednym z najczęstszych błędów jest korzystanie z prywatnych skrzynek pocztowych do spraw organizacyjnych. Wyobraź sobie sytuację: korespondencja z beneficjentami, dane osobowe, finansowe czy poufne informacje krążą przez prywatne e-maile. Dlaczego? Bo własna domena i profesjonalna poczta wydają się zbyt skomplikowane lub drogie. Tylko że gdy dane wyciekną, trudno będzie wytłumaczyć, dlaczego komunikacja nie odbywała się przez bezpieczne, dedykowane rozwiązanie. Przecież organizacje mają polityki RODO, zabezpieczone szafy na dokumenty i rygorystyczne procedury. A jednocześnie, gdzieś obok, istnieją luki w cyfrowym zachowaniu.
Kolejnym problemem jest zarządzanie dostępami. W niewielkich organizacjach zdarza się, że kilka osób korzysta z jednego loginu i hasła do narzędzi. To wygodne, ale ryzykowne. Jeśli ktoś odejdzie, zmiana hasła staje się koniecznością, a nie zawsze jest to robione. A co z utraconymi dostępami? Ktoś lata temu założył konto na Facebooku czy UA-cam i tylko on miał dostęp. Teraz już nie pracuje, a kod odzyskiwania hasła trafia na jego prywatny numer telefonu. Co zrobić, jeśli nie mamy z tą osobą żadnego kontaktu? W najlepszym przypadku będzie to problem techniczny, w najgorszym - utrata kontroli nad ważnym kanałem komunikacji.
Nie mniej istotne jest zarządzanie plikami i zasobami udostępnianymi współpracownikom. Grafik pracujący z nami trzy lata temu nadal ma dostęp do naszego Google Drive. Może w ograniczonym zakresie, ale nikt o tym już nie pamięta. To samo dotyczy umów czy dokumentów przesyłanych do akceptacji. Czasem takie osierocone pliki wiszą w sieci przez lata. W skrajnych przypadkach zdarza się, że zaczynają indeksować się w wynikach wyszukiwania. Wyobraź sobie, że wpisując Twoje imię i nazwisko w Google, można znaleźć organizacyjne umowy sprzed pięciu lat. Przerażające? Niestety, prawdziwe.
Warto pamiętać, że profesjonalne narzędzia, takie jak poczta w własnej domenie, platformy do zarządzania plikami czy systemy kontroli dostępu, są często bezpłatne dla organizacji pozarządowych. Kluczowe jest jednak wdrożenie dobrych praktyk. Regularne sprawdzanie dostępu do zasobów, przypisywanie indywidualnych loginów i aktualizacja haseł - to małe kroki, które mogą ochronić Twoją organizację przed wielkimi problemami.
Bo bezpieczeństwo to nie tylko technologia. To także nasze codzienne wybory i nawyki.