Thiết kế cơ cấu tổ chức là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ vai trò, nhiệm vụ và luồng công việc để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Dưới đây là 7 bước thiết yếu giúp doanh nghiệp xây dựng một cơ cấu tổ chức hiệu quả, đặc biệt quan trọng cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp tư vấn vận hành và phát triển kế hoạch kinh doanh.
1. Tổ chức workshop xác định dòng chảy công việc (Workflow chính)
Trong một doanh nghiệp, workflow là các quy trình hoạt động chính tạo ra giá trị. Thông thường, doanh nghiệp chỉ có từ 3 đến 5 workflow chính như bán hàng, sản xuất, chăm sóc khách hàng, và quản lý tài chính. Tổ chức workshop với sự tham gia của các lãnh đạo và chuyên gia sẽ giúp xác định rõ các workflow này và tìm cách tối ưu hóa chúng.
2. Xây dựng task matrix dựa trên các workflow
Task matrix, dựa trên RACI matrix, phân định rõ vai trò và trách nhiệm trong từng workflow. Điều này giúp tránh sự chồng chéo công việc và tăng cường hiệu suất của từng phòng ban. Việc áp dụng tư vấn cơ cấu tổ chức và xây dựng task matrix là bước quan trọng trong việc phân chia nhiệm vụ hợp lý.
3. Xây dựng sơ đồ khối cho tổ chức
Cơ cấu tổ chức nên được thể hiện qua sơ đồ khối với ba tầng chính: thượng tầng, trung tầng, và hạ tầng. Các khối nên được chia thành:
Khối sáng tạo: Bao gồm nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
Khối vận hành: Đảm nhiệm hoạt động chính của doanh nghiệp.
Khối hỗ trợ vận hành: Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ như nhân sự, tài chính và pháp lý.
4. Xây dựng bảng mô tả nhiệm vụ phòng ban
Dựa trên task matrix và sơ đồ tổ chức, xây dựng bảng mô tả nhiệm vụ phòng ban giúp doanh nghiệp xác định rõ từng bộ phận phải làm gì, ai là người chịu trách nhiệm. Bảng này đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo kỹ năng chăm sóc khách hàng và các lĩnh vực chuyên môn khác, giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của họ.
5. Xây dựng quy chế hoạt động và kiểm soát hoạt động
Quy chế hoạt động là tài liệu hướng dẫn các phòng ban vận hành một cách hiệu quả. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ giúp phát hiện các sai lệch và kịp thời điều chỉnh, đảm bảo hoạt động doanh nghiệp luôn đi đúng hướng.
6. Xây dựng hệ thống KPI cho cả công ty và bộ phận
KPI là công cụ đo lường hiệu quả hoạt động. KPI công ty gắn liền với mục tiêu chiến lược tổng thể như doanh thu, lợi nhuận, trong khi KPI bộ phận liên quan đến hiệu quả công việc của từng nhóm và quy trình cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu suất và cải thiện khi cần thiết.
7. Xây dựng lịch họp và chế độ báo cáo
Một lịch họp định kỳ và chế độ báo cáo rõ ràng giúp duy trì sự phối hợp và kiểm soát giữa các phòng ban. Lịch họp tuần/tháng cùng với báo cáo hàng ngày đảm bảo thông tin được chia sẻ kịp thời và các quyết định quản lý được đưa ra dựa trên dữ liệu thực tế.
Để đảm bảo cơ cấu tổ chức doanh nghiệp của bạn được thiết kế hiệu quả và bền vững, hãy liên hệ với KC Partnership để được hỗ trợ tư vấn cơ cấu tổ chức, tư vấn vận hành, và lập kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp bạn phát triển chiến lược tối ưu và cung cấp các giải pháp đào tạo phù hợp như đào tạo kỹ năng chăm sóc khách hàng. Liên hệ ngay KC Partnership qua số điện thoại 0989676498 hoặc cung cấp thông tin tại form liên hệ để nhận được sự hỗ trợ tận tình từ đội ngũ chuyên gia!